Peña Mañán Legal Group posee una oportunidad de empleo a tiempo completo para la posición de Recepcionista | Oficina Legal.
La persona seleccionada será responsable de brindar apoyo administrativo a la oficina, sirviendo como primer punto de contacto para clientes, visitantes y suplidores del Dpto. Notarial. Esta posición combina funciones de recepción, atención al cliente, coordinación de citas, manejo de correspondencia, apoyo en facturación, seguimiento a pagos, manejo de expedientes físicos y digitales, y asistencia en procesos internos relacionados con la operación legal y administrativa de la oficina.
La posición requiere destrezas de organización, responsabilidad, orientación al detalle, con excelente comunicación verbal y escrita, alto sentido de servicio al cliente, discreción en el manejo de información confidencial y capacidad para trabajar en un ambiente dinámico de oficina legal. Las funciones podrán variar de acuerdo con las necesidades operacionales de la firma.
Responsabilidades:
- Entre sus responsabilidades principales se encuentran recibir y canalizar llamadas telefónicas, mensajes de WhatsApp y correos electrónicos.
- Coordinar y confirmar citas; recopilar y validar información y documentos de clientes en los sistemas internos.
- Crear y mantener expedientes físicos y digitales, y hacer entrega de expedientes.
- Entrada de datos, asistir en la preparación de formularios, acuses, borradores y declaraciones juradas;
- Brindar seguimiento a pagos, facturas y gastos procesales;
- Y apoyar en el uso de herramientas digitales como Microsoft Office, Teams, QuickBooks y plataformas de cobro.
Requisitos:
1. Grado Asociado o estudios conducentes a obtener un grado en Sistemas de Oficina, Administración de Empresas, Secretarial, Asistente Legal, Paralegal o campo relacionado.
2. Mínimo de dos años de experiencia en funciones administrativas, recepción, atención al cliente, oficina legal o puestos similares. Preferible en oficina legal.
3. Dominio del idioma español e inglés, verbal y escrito.
4. Conocimiento y dominio de herramientas tecnológicas, incluyendo Microsoft Office, correo electrónico y sistemas de manejo de documentos.
5. Experiencia o familiaridad con QuickBooks, Microsoft Teams, WhatsApp Business, ATH Móvil, Place to Pay, SUMAC será altamente preferible.
6. Excelentes destrezas de comunicación, organización, seguimiento, manejo del tiempo y atención al detalle.
7. Capacidad para trabajar bajo presión, manejar múltiples tareas simultáneamente y cumplir con fechas límites.
8. Alto sentido de confidencialidad, integridad, servicio al cliente y profesionalismo.
9. Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Hato Rey y horarios según las necesidades operacionales de la oficina.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $13.50 la hora
Beneficios:
Experiencia:
- funciones administrativas, recepción y atención al cliente: 2 años (Obligatorio)
Idioma:
- Ingles, verbal y escrito (Deseable)
Disponibilidad de turnos:
- Turno diurno (Obligatorio)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
