Clasificación FMLA: Exento/Salario
Reporta a: Gerente de Proyecto – Primario | Gerente Senior de Proyecto – Secundario
Resumen del Puesto
El Asistente de Gerente de Proyecto desempeña un rol de apoyo, con diversas tareas y responsabilidades, que contribuirán al manejo exitoso de los proyectos asignados. La responsabilidad principal del Asistente de Gerente de Proyecto es asistir y apoyar al Gerente de Proyecto en la gestión adecuada de varios proyectos; asegurar que los proyectos se entreguen a los clientes a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones; y garantizar un alto nivel de satisfacción del cliente.
Funciones Principales
o Asistir al Gerente de Proyecto en el establecimiento y mantenimiento del itinerario maestro de progreso.
o Asistir en la revisión y preparación de cualquier documentación requerida y relacionada con cambios en el alcance del trabajo que puedan afectar el progreso del proyecto.
o Asistir en la revisión de solicitudes de extensión de tiempo por parte de subcontratistas y en la preparación de cualquier documento de gestión de cambios con la documentación de respaldo requerida.
o Asistir al Gerente de Proyecto en el establecimiento y mantenimiento del itinerario maestro de presupuesto/flujo de efectivo.
o Asistir en la preparación de estudios, recomendaciones de materiales, métodos, y estimados de costos relacionados. Proporcionar estimados detallados de costos de construcción basados en documentación esquemática en un formato adecuado para documentación histórica con fines de control presupuestario.
o Revisar dibujos de progreso y proporcionar estimados presupuestarios actualizados, incluyendo cantidades y costos comparativos.
o Asistir al Departamento de Compras en el desarrollo y mantenimiento de una lista actualizada (base de datos) de precios de materiales/equipos, suplidores y subcontratistas para ser utilizada como fuente de materiales/proveedores por los departamentos de estimación y compras.
o Asistir en el contacto con posibles licitadores (suplidores de materiales y subcontratistas) durante las fases de licitación, con el fin de estimular el interés en el proyecto y atraer la máxima cobertura de licitadores para cada paquete de licitación.
o Asistir al Departamento de Compras en la distribución de documentos de paquetes de licitación a los licitadores, así como en la recepción y revisión de las propuestas.
o Asistir en la revisión y preparación de cualquier documentación requerida relacionada con cambios en el alcance del trabajo.
o Asistir en la revisión de solicitudes de órdenes de cambio por parte de subcontratistas y en la preparación de cualquier documento de gestión de cambios con la documentación de respaldo requerida.
o Asistir en la preparación de las certificaciones mensuales enviadas a los propietarios.
o Asistir en la supervisión y el monitoreo de los proyectos asignados de acuerdo con los procedimientos y metodologías de DDD para asegurar que los proyectos se entreguen a los clientes a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones, manteniendo a la vez un alto nivel de satisfacción del cliente.
o Apoyar a la oficina de campo en cualquier tarea administrativa necesaria para llevar a cabo un proyecto exitoso.
o Verificar que la oficina de campo esté tomando fotografías semanales del progreso del proyecto y que los informes diarios se presenten semanalmente.
o Mantener buenas relaciones y comunicación con todas las partes involucradas en el proyecto.
o Asegurar la comunicación oportuna del estado, progreso y asuntos del proyecto a las partes correspondientes.
o Según se solicite, presentar informes precisos y oportunos al Gerente de Proyecto y/o a la alta gerencia.
o Tener conocimiento completo del contenido y de los procesos involucrados para crear los diversos documentos utilizados en la gestión de construcción, tales como: formularios de paquetes de licitación, acuerdos de subcontrato, requisitos de seguros, requisiciones de pago, órdenes de cambio, órdenes de compra, solicitudes de información, avisos, cartas, minutas de reuniones, tendencias, etc.
o Asegurar la tramitación oportuna de permisos requeridos, submittals, revisiones de planos, entre otra documentación.
o Coordinar con el Departamento de Contabilidad la tramitación oportuna y/o la codificación de costos de todos los documentos requeridos, incluyendo, entre otros, seguros de subcontratistas o contratistas especializados, subcontratos, órdenes de compra, facturas y recibos de entrega de materiales.
o Asistir en el cierre de los subcontratos y en la recepción de documentación relacionada con dichos cierres.
o Llevar a cabo otras funciones según lo indique el Gerente de Proyecto y/o la alta gerencia de DDD.
Entregables
- Informes mensuales requeridos de gestión de construcción, tales como registro de submittals, registro de planos, registro de especificaciones, registro de tendencias, entre otros.
- Itinerario actualizado mensualmente.
Destrezas Clave
- Actitud profesional con la capacidad de trabajar con otros en un ambiente de equipo.
- Capacidad para relacionarse eficazmente con el personal de campo, subcontratistas y suplidores.
- Capacidad para realizar múltiples tareas con atención al detalle y precisión.
- Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con itinerarios ajustados y trabajar con mínima supervisión.
- Completamente bilingüe.
- Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita.
Educación
- Bachillerato en ingeniería civil o arquitectura.
- Maestría en gerencia de construcción preferida.
- Se requiere licencia EIT o AIT
Experiencia
- Nivel inicial o hasta tres (3) años de experiencia relacionada con el puesto.
- Conocimiento de los conceptos de CPM.
Rango Salarial
- Varía según la experiencia, antigüedad y desempeño.
