El/la Especialista en Cuentas por Pagar (A/P) apoya las operaciones financieras diarias de la compañía, asegurando que las facturas de suplidores, los pagos y los registros de gastos se procesen de manera precisa, oportuna y en cumplimiento con las políticas internas. Este puesto constituye la base operativa de la función de cuentas por pagar, manteniendo una documentación financiera organizada, protegiendo la integridad de los pagos y apoyando el buen funcionamiento de los procesos financieros en toda la organización.
La persona que ocupe este puesto debe ser orientada a los detalles, enfocada en los procesos y comprometida con la precisión y la rendición de cuentas. Además, debe actuar con altos estándares éticos y mantener estricta confidencialidad sobre toda la información financiera.
Responsabilidades Principales
- Revisar, validar y procesar las facturas de suplidores con precisión y de acuerdo con los procedimientos internos.
- Verificar que las facturas cuenten con la codificación contable correcta, las aprobaciones requeridas y la documentación de respaldo antes de registrarlas.
- Realizar el proceso de conciliación de tres vías (three-way matching) entre la orden de compra, el recibo de mercancía o servicio y la factura.
- Mantener actualizados los registros de suplidores, incluyendo formularios W-9, términos de pago e información de contacto.
- Monitorear el envejecimiento de las facturas y asegurar que los pagos se realicen dentro de los términos contractuales establecidos.
- Coordinar con los suplidores para resolver discrepancias, documentación faltante o consultas relacionadas con la facturación.
- Preparar las corridas de pago quincenales (ACH, cheques y transferencias bancarias) y asegurar que cuenten con las autorizaciones correspondientes.
- Conciliar las confirmaciones de pago y mantener registros organizados de todas las transacciones realizadas.
- Dar seguimiento a pagos recurrentes, como suscripciones, honorarios fijos y contratos de servicio, garantizando su continuidad y cumplimiento.
- Monitorear los gastos por proyecto y por departamento, asegurando su correcta asignación y codificación contable.
- Apoyar el seguimiento de costos en comparación con los presupuestos aprobados e identificar variaciones cuando sea necesario.
- Revisar los informes de gastos de empleados para verificar su exactitud, cumplimiento con las políticas internas y documentación de respaldo.
- Registrar y conciliar diariamente las transacciones de cuentas por pagar, manteniendo archivos financieros actualizados y organizados.
- Apoyar las actividades de cierre mensual, incluyendo conciliaciones de cuentas por pagar, acumulaciones (accruals) y preparación de documentación de respaldo.
- Colaborar en el mantenimiento de archivos financieros y el cumplimiento de los requisitos de conservación de documentos.
- Preparar la documentación necesaria para auditorías internas y externas, asegurando que los registros estén completos y fácilmente accesibles.
- Velar por el cumplimiento de los controles internos, las políticas contables y los requisitos regulatorios aplicables.
- Trabajar en estrecha colaboración con el/la Gerente de Contabilidad para apoyar la elaboración de informes financieros y la mejora continua de los procesos.
- Colaborar con los distintos equipos internos para asegurar la correcta codificación, aprobación y entrega oportuna de los gastos.
- Brindar apoyo en otras tareas relacionadas con contabilidad según sea necesario para asistir al equipo del departamento.
Cualificaciones y Requisitos
- Bachillerato en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o un campo relacionado.
- Entre uno (1) y tres (3) años de experiencia en cuentas por pagar, teneduría de libros (bookkeeping) o administración financiera.
- Dominio de programas de contabilidad (preferiblemente QuickBooks) y Microsoft Excel. Se valorará experiencia con Harvest y Asana.
- Excelente atención al detalle, precisión numérica y compromiso con la integridad de la información.
- Conocimiento de principios básicos de contabilidad, de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y de las mejores prácticas en cuentas por pagar.
- Persona organizada, responsable y capaz de seguir procesos establecidos de manera consistente.
- Excelentes destrezas de comunicación en español e inglés.
- Capacidad para manejar múltiples tareas, establecer prioridades y cumplir con fechas límite financieras de manera confiable.
- Conocimiento sobre los procesos de incorporación (onboarding) de suplidores y los requisitos de cumplimiento aplicables.
- Demostrar criterio ético, profesionalismo y la capacidad de mantener estricta confidencialidad en todos los asuntos financieros.
Destrezas Preferidas (Deseables)
- Experiencia realizando conciliaciones de tres vías (three-way matching: orden de compra, recibo y factura).
- Experiencia en ambientes de contabilidad basada en proyectos.
- Capacidad para identificar oportunidades de mejora en los procesos y proponer soluciones.
- Fuertes destrezas para la resolución de problemas y habilidad para colaborar con equipos multidisciplinarios.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: A partir de $35,000.00 al año
Lugar de trabajo: Empleo presencial
