Departamento
Administración
Ubicación
342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920
Puesto
Asistente Administrativa
Depende de
María Miranda De Jesús
Título
Directora RRHH & Finanzas
Tipo de puesto:
Jornada completa
Media jornada
Contrato
Interno
Horario:
Operación – Lunes a Viernes: 8:00 am a 5:00 pm
Exento
No exento
La Asistente Administrativa es responsable por prestar apoyo administrativo de alto nivel a la organización y sus departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Operativos. Colaborará como intermediario principal para canalizar cualquier solicitud de visitante, cliente, empleado y gerencial de la empresa. Incluye proporcionar apoyo para asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.
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Colabora con la coordinación y la planificación de reuniones internas y externas
- Logística para organizar lugar reunión, servicios de comida, equipos, etc.
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Administrar archivo y documentos confidenciales
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Coordinación y administración de viajes, reservaciones de vuelos y hospedaje
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Mantenimiento de base de datos contactos de la empresa
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Realización y coordinación de inventario de compras, materiales y equipos de oficina, servicio cafetería, botiquín primeros auxilios u otros según requerido
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Canalizar cuadro telefónico, responder y transferir las llamadas
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Administrar disponibilidad de los conference y su uso
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Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
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Distribuir correspondencia recibida
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Realización de calendarios virtuales de reuniones y eventos de recordatorio
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Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa
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Atender las visitas
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Supervisar personal de Mantenimiento y cumplimiento de las tareas
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Creación y redacción de documentos
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Cualquier otra tarea designada por su supervisora o encargado inmediato, no limitada a lo antes mencionado
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Mínimo de 1 a 2 años de experiencia en Recepción o Asistente Administrativa
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Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
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Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras, maquina de enmicados, proceso encuadernar, entre otros
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Manejo de tiempo, puntualidad y sentido de urgencia
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Habilidad analítica, metódico y habilidad numérica
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Altamente atento al detalle, organizado, honesto, ético y responsable
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Dominio de los programas Microsoft Office
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Capacitado para trabajar bajo presión y capaz responder alto volumen de trabajo
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Habilidad de trabajar en equipo
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Buena comunicación verbal y escrita, interpersonal y solución de problemas
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Experiencia en planificación, coordinación y gestión de actividades
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Capacidad demostrada gestión de tiempo y priorizar tareas para cumplir los plazos estipulados
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Capacidad para reservar la confidencialidad respecto de los negocios y asuntos de la empresa
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Atención al detalle y capacidad para solucionar problemas
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Orientada al resultado
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Poseer alto profesionalismo y habilidad de trato al clientes y compañeros
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Estudios universitarios en Administración de Empresas
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Trabajo mayormente sentado entre 7 a 8 horas aproximadamente para poder cumplir con éxito sus funciones esenciales
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Número de personas supervisadas directamente, 2 personas de mantenimiento
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Expuesto a uso de equipo computarizado en todo momento para realizar sus funciones
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Se requiere visión, hablar y escuchar para ejecutar sus funciones y capaz de ser entendido
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Estar disponible para trabajar horas extras en los casos de necesidad operacional que sea requerido
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Requerimiento de viaje en caso de ser necesario a las instalaciones República Dominica
Aprobado por
Maria Miranda De Jesús
Título
Directora RRHH & Finanzas
Declaración del Plan de Acción Afirmativa / Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Insight Communications, Corp. ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo y prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo sin tener en cuenta la raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, genética, estado de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, retiro, transferencia, ausencia, compensación y capacitación.
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