RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS
La mission cherche à pourvoir un poste de coordinateur de programme au sein du programme commercial, ainsi que des postes de soutien administratif de haut niveau qui pourraient se présenter à l’issue de ce processus de sélection. Ce processus de sélection pourra également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour des postes administratifs de haut niveau similaires (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires). Ces postes fournissent un soutien administratif, de coordination et opérationnel de haut niveau aux programmes de la mission et aux bureaux de direction.
Les fonctions peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Coordonner les réunions, les événements, les visites officielles, les déplacements et l’organisation de l’accueil.
- Gérer les agendas, les plannings, la correspondance, les archives, les bases de données et les systèmes de classement.
- Préparer, relire et mettre en forme des rapports, des documents de briefing, de la correspondance diplomatique et d’autres documents.
- Suivi des budgets et des dépenses, traitement des transactions financières et préparation des rapports et des demandes de remboursement correspondants.
- Réalisation de recherches, compilation d’informations et formulation de conseils et de recommandations d’ordre administratif.
- Assurer la liaison avec les responsables gouvernementaux, les prestataires de services, les missions diplomatiques et les autres parties prenantes.
- Soutenir la mise en œuvre des programmes et activités liés aux services commerciaux, exécutifs et aux entreprises.
- Coordonner le travail du personnel de soutien et contribuer à l’amélioration des processus, aux projets spéciaux et aux initiatives opérationnelles.
ZONES DE SÉLECTION
Ce processus de sélection est ouvert aux candidats qui résident aux États-Unis et y sont légalement autorisés à travailler, qui remplissent toutes les conditions essentielles et qui soumettent un dossier de candidature complet avant la date limite. Les candidats retenus doivent résider dans la région de Dallas au moment de leur nomination.
Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Dallas ne parraine pas, directement ou indirectement, les autorisations de travail, et ne rembourse pas les frais de déplacement aller-retour pour se rendre aux entretiens ou aux examens, ni les frais de déménagement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.
QUALIFICATION ESSENTIELLES
Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.
Études
Ce poste requiert:
- Un diplôme d’associé, un diplôme d’études collégiales ou un diplôme professionnel délivré par un établissement d’enseignement supérieur légalement reconnu dans le domaine de l’administration, ou une combinaison équivalente de formation, d’expérience et/ou de qualifications.*
- Une combinaison équivalente de formation, d’expérience et/ou de qualifications correspond à : 2 ans d’expérience professionnelle
Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.
Langues
Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.
- Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais
Expérience
L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.
- Au moins 2 ans d’expérience cumulée dans le soutien administratif, notamment la gestion d’agenda, le remplissage de formulaires et le lancement de paiements, la gestion de budgets, la coordination d’événements, ainsi que la rédaction d’e-mails ou la réponse aux clients.
Compétences
Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint, ainsi que SharePoint et les outils collaboratifs.
- Connaissance des procédures et pratiques générales de bureau, y compris la gestion budgétaire.
- Réflexion approfondie
- Esprit d’initiative et orientation vers l’action
- Travail en équipe et leadership horizontal
- Orientation client
- Jugement et discrétion
- Pour plus d'information sur les compétences: Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)
QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.
- Expérience dans l’utilisation de SAP
- Capacité à communiquer oralement et par écrit en français
- Expérience professionnelle au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation intergouvernementale
- Réseautage et création d’alliances
- Expérience dans le soutien administratif apporté à des cadres supérieurs ou à des dirigeants.
- Expérience dans le soutien à la gestion budgétaire et à l’administration financière, y compris le suivi budgétaire, le suivi des dépenses, les rapports financiers et les activités de clôture de l’exercice fiscal.
EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.
- Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine.
- Heures suplémentaires: L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.
CONDITIONS D'EMPLOI
Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.
- Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
- Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.
REMARQUES SUPPLÉMENTAIRES :
Les employés occupant actuellement un poste de niveau équivalent au sein des missions canadiennes aux États-Unis sont encouragés à postuler. Veuillez noter que la direction peut envisager différentes approches en matière de dotation en personnel, y compris le détachement, en fonction des besoins opérationnels et à sa discrétion.
Nous offrons un salaire concurrentiel, de généreux congés, 12 semaines de congé parental payé et un solide ensemble d’avantages sociaux comprenant les soins médicaux et dentaires, l’invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez trouver un résumé de nos avantages sociaux et des informations sur l’admissibilité à l’emploi : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca)
Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la coopération font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à appuyer un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à perfectionner leurs aptitudes et leurs compétences. La force du Canada est la diversité et a joué un rôle clé dans l’histoire du Canada et le développement. Pour cette raison, le consulat général du Canada à Dallas valorise la diversité, d’équité et d’inclusion dans notre effectif.
COMMENT POSTULER
Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.
- Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
- Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
- Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
- Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
- Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
- Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
- Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à [email protected] avant la date de clôture. Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.
- Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.
NOTES IMPORTANTES
Révisez les instructions suivantes avec soins.
- Veuillez noter que le consulat général du Canada à Dallas ne parraine ni directement ni indirectement l'obtention d'autorisations de travail.
- Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
- La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
- Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier « spam ».
- Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
- Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Dallas ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
- Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
- Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à [email protected] pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
- Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Consulat général du Canada à Dallas, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
- Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
- Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.
