MIGRA 411 está buscando una persona altamente organizada, responsable, proactiva y completamente bilingüe en inglés y español para ocupar la posición de Office Manager.
Esta posición tendrá un rol central en la operación diaria de la oficina y trabajará directamente con las abogadas, paralegales, personal administrativo y clientes. La persona seleccionada deberá tener capacidad para manejar múltiples prioridades, supervisar procesos, resolver situaciones con clientes y garantizar que los asuntos administrativos y operacionales sean atendidos correctamente y dentro de los términos establecidos.
Responsabilidades principales1. Administración y creación de clientes
- Crear y actualizar clientes en los sistemas internos de la firma.
- Verificar que la información inicial del cliente esté completa.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes.
- Identificar información o documentación pendiente y dar seguimiento.
2. Contratos y nuevos clientes
- Manejar contratos presenciales y virtuales.
- Brindar información general sobre los procesos y servicios de la firma dentro de los límites establecidos por las abogadas.
- Coordinar y verificar el pago correspondiente antes de iniciar los procesos.
- Dar seguimiento a clientes que no hayan completado la información requerida.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes pendientes.
- Coordinar los casos que requieren asumir representación legal o solicitar comparecencia por Webex.
- Asignar el preparador correspondiente.
3. Asignación y seguimiento de tareas
- Distribuir tareas entre paralegales, asistentes y abogadas de acuerdo con el tipo de caso, prioridad y fecha límite.
- Supervisar tareas pendientes.
- Dar seguimiento especial a casos con vencimientos o fechas importantes.
- Identificar retrasos y tomar acción para evitar incumplimientos.
- Escalar inmediatamente a la abogada responsable cualquier situación que pueda afectar un término legal o al cliente.
4. Gestión de correspondencia
- Preparar las guías de envío de la correspondencia que sale de la oficina, con excepción de los procesos asignados a otras áreas.
- Llevar y recoger el correo diariamente.
- Revisar y clasificar la correspondencia recibida.
- Notificar a los clientes cuando corresponda sobre documentos recibidos.
- Distribuir documentos al departamento responsable.
- Revisar formularios y documentación para verificar que estén completos.
- Coordinar el escaneo y archivo de documentos.
- Imprimir, revisar y preparar expedientes físicos cuando sea necesario.
5. Preparación y envío de expedientes
- Preparar expedientes destinados a USCIS, EOIR u otras agencias correspondientes.
- Revisar los expedientes preparados por abogadas y paralegales antes de su envío administrativo.
- Verificar que los documentos estén organizados y listos para presentación.
- Coordinar el escaneo y conservación de copias.
- Mantener evidencia y control de los envíos realizados.
6. Atención al cliente
- Atender clientes nuevos y existentes, tanto presencialmente como por teléfono.
- Responder correos electrónicos relacionados con asuntos administrativos y operacionales.
- Canalizar correctamente consultas que requieran intervención legal.
- Manejar situaciones difíciles con profesionalismo y empatía.
- Intervenir cuando un cliente solicite hablar con un supervisor o cuando Servicio al Cliente no pueda resolver una situación.
- Escalar asuntos legales o sensibles a la abogada correspondiente.
7. Supervisión de operaciones
- Supervisar que los diferentes departamentos estén realizando las tareas asignadas.
- Identificar procesos que no estén funcionando adecuadamente.
- Dar seguimiento a casos que se encuentren fuera del flujo normal.
- Coordinar con las abogadas y responsables de cada departamento la solución de problemas.
- Mantener controles internos de tareas, fechas límite y responsabilidades.
- Ayudar a desarrollar y mejorar procedimientos administrativos.
8. Reuniones y coordinación interna
- Planificar reuniones informativas y operacionales.
- Coordinar reuniones para aclarar procedimientos o implementar cambios.
- Preparar los temas que requieren discusión.
- Dar seguimiento a los acuerdos y tareas resultantes de las reuniones.
9. Recursos Humanos
- Apoyar a las abogadas en los procesos de reclutamiento y selección de personal.
- Coordinar entrevistas.
- Participar en procesos de onboarding de nuevos empleados.
- Dar seguimiento al cumplimiento de funciones y responsabilidades.
- Apoyar en la implementación y seguimiento de indicadores de desempeño (KPIs).
- Colaborar en evaluaciones de desempeño.
- Identificar necesidades de capacitación.
- Mantener organizada la documentación administrativa relacionada con empleados.
- Apoyar en la implementación de políticas y procedimientos internos.
- Documentar situaciones relacionadas con desempeño, incumplimientos o procesos internos y elevarlas a la dirección cuando corresponda.
Requisitos
- Dominio profesional de inglés y español, hablado y escrito.
- Excelentes destrezas de comunicación.
- Experiencia en administración de oficinas, operaciones, supervisión de personal o posiciones similares.
- Excelente capacidad de organización y seguimiento.
- Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades simultáneamente.
- Atención excepcional a los detalles.
- Capacidad para trabajar con fechas límite.
- Excelente manejo de clientes y situaciones difíciles.
- Capacidad para supervisar empleados y exigir cumplimiento de responsabilidades de manera profesional.
- Dominio de correo electrónico, Microsoft Office, Google Workspace y sistemas de gestión de casos o disposición para aprenderlos rápidamente.
- Alto nivel de confidencialidad y criterio profesional.
Requisitos preferidos
- Experiencia previa en un bufete de abogados.
- Experiencia en una oficina de inmigración.
- Experiencia supervisando paralegales, asistentes legales o personal administrativo.
- Conocimiento de USCIS y EOIR.
- Experiencia con sistemas de case management.
- Experiencia en Recursos Humanos, contratación, onboarding o evaluaciones de desempeño.
- Experiencia trabajando con indicadores de desempeño (KPIs).
Competencias que buscamos
La persona ideal deberá demostrar:
- Liderazgo
- Organización
- Sentido de urgencia
- Responsabilidad
- Iniciativa
- Capacidad de resolución de problemas
- Inteligencia emocional
- Comunicación efectiva
- Manejo de conflictos
- Atención al detalle
- Capacidad para delegar y supervisar
- Capacidad para exigir resultados respetuosamente
- Excelente servicio al cliente
- Confidencialidad
- Capacidad para trabajar bajo presión
Una posición clave dentro de la firma
Este puesto requiere una persona que no se limite a esperar instrucciones. Buscamos alguien capaz de identificar problemas, organizar prioridades, dar seguimiento y asegurarse de que las tareas lleguen hasta su conclusión.
El Office Manager funcionará como un punto de conexión entre Dirección, abogadas, paralegales, personal administrativo y clientes, contribuyendo directamente a que la oficina opere de manera organizada, eficiente y profesional.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: A partir de $60,000.00 al año
Beneficios:
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Lugar de trabajo: Empleo presencial
