Responsible for handling the requests and transactions of the hotel guests and coordinating with the other departments as necessary while providing outstanding guest service. Run required reports during the night shift.
- Verify each front desk shift's transactions
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Process credit card transactions
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Post room and tax charges to all guest folios
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Finalize transactions completed during the day
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Create and/or print required reports
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File or transmit reports, as directed
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Prepare folios for departing guests
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Handle hotel phone system, transfer calls, and take messages for guests as well as hotel staff
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Take, modify and cancel guest reservations, noting any special requests
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Assist in the verification, balancing and revenue maximization of hotel's room availability
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Verify, balance and review guestroom availability
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Check in/out guests. Verify departure dates and offer to make future reservations
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Communicate property facilities and services to guests at check-in
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Answer guest questions regarding local area facilities
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Post phone charges, valet charges and other miscellaneous charges to guest accounts
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Administer guest payment policies
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Responsible for shift cash transactions
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Responsible for following hotel’s cash handling procedures
- Responsible for maintaining hotel key security system
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Responsible for the proper administration of key control for issued keys
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Responsible for the proper administration of keys left by guests
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Administer guest safe deposit boxes
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Use the L.E.A.R.N Model for all guest recovery incidents that occur (Listen, Empathize, Apologize, React, Notify)
- Always have a friendly and welcoming demeanor when interacting with our guests
- Fill out maintenance work orders and deliver to supervisor/manager or designated area in a timely manner
- Responsible for knowing all hotel emergency procedures
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Follow all hotel safety guidelines and requirements
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Responsible for following all hotel quality assurance standards for department
- Bring all lost and found items to the supervisor’s or manager’s office for logging and storage
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Accommodate guest special requests courteously
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Answer guest questions regarding hotel and local area facilities and services
- Work alone as the sole employee and manager on duty at the hotel during the graveyard shift
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Update guestroom status and inform Housekeeping as dirty suites become available. Update guestroom status when notified by Housekeeping
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Read and communicate clearly
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Distribute mail and other correspondence to guests and hotel staff
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Coordinate with other departments to fulfill guest special requests
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Notify housekeeping and maintenance of any reported problems with guestrooms, public areas, back of house areas, or grounds
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Track status of guestrooms used for tours and status of guestrooms in maintenance
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Assist in the set-up of the breakfast buffet as directed
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Carry out any reasonable request by management that I am capable of performing
Please note this job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties, or responsibilities that are required of the employee for this job. Duties, responsibilities, and activities may change at any time with or without notice.
These duties may require you to frequently bend, lift, carry, twist, push, pull, reach, kneel, and may require prolonged periods of standing and/or walking. Must be able to lift, push, and pull a minimum of 50 pounds. You will be trained to perform all of these functions within the required safety guidelines and expectations. If at any point you feel you are unable to perform any of these functions, please let your manager know immediately.
TÍTULO: Auditor Nocturno DEPARTAMENTO: Oficina Principal
SUPERVISOR: Supervisor de Recepción/ Gerente de Operaciones/ AGM y/o Gerente General
RESUMEN:
Responsable de manejar las solicitudes y transacciones de los huéspedes del hotel, y coordinar con los otros departamentos según sea necesario, al mismo tiempo brindar un excelente servicio al huésped. Ejecutar los informes requeridos durante el turno de la noche.
FUNCIONES ESENCIALES:
- Verificar las transacciones de cada turno de recepción
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Procesar transacciones con tarjeta de crédito
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Publicar los cargos de habitación y impuestos a todos los folios de los huéspedes
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Finalizar las transacciones completadas durante el día
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Crear y/o imprimir informes requeridos
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Archivar o transmitir informes, según las indicaciones
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Preparar folios para los huéspedes que salen
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Manejar el sistema telefónico del hotel, transferir llamadas y tomar mensajes para los huéspedes, así como para el personal del hotel
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Tomar, modificar y cancelar reservaciones de huéspedes, anotar cualquier solicitud especial
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Ayudar en la verificación, el equilibrio y la maximización de los ingresos de la disponibilidad de habitaciones del hotel
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Verificar, equilibrar y revisar la disponibilidad de las habitaciones
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Registrar a los huéspedes que entran y salen. Verificar las fechas de salida y ofrecer a hacer futuras reservaciones
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Comunicarles sobre las instalaciones y servicios de la propiedad a los huéspedes a la hora de registrarse
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Responder a las preguntas de los huéspedes sobre las instalaciones del área
- Publicar cargos telefónicos, cargos de valet y otros cargos diversos a las cuentas de los huéspedes
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Administrar las políticas de pago de los huéspedes
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Responsable de las transacciones de pagos en efectivo por turnos
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Responsable de seguir los procedimientos de manejo de pagos en efectivo del hotel
- Responsable del mantenimiento del sistema de seguridad de llaves del hotel
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Responsable de la correcta administración del control de llaves para llaves emitidas
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Responsable de la correcta administración de las llaves dejadas por los huéspedes
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Administrar cajas de seguridad para huéspedes
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Utilizar el modelo L.E.A.R.N para todos los incidentes de recuperación de invitados que se produzcan (Escuchar, Empatizar, Disculparse, Reaccionar, Notificar)
- Siempre tener un comportamiento amigable y acogedor al interactuar con nuestros huéspedes
- Completar las órdenes de trabajo de mantenimiento y entregar al supervisor/ gerente o al área designada de manera oportuna
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Responsable de conocer todos los procedimientos de emergencia del hotel
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Seguir todas las pautas y requisitos de seguridad del hotel
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Responsable de seguir todos los estándares de garantía de calidad del hotel para el departamento
- Llevar todos los artículos perdidos y encontrados a la oficina del supervisor o gerente para su registro y almacenamiento.
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Acomodar las solicitudes especiales de los huéspedes cortésmente
- Responder a las preguntas de los huéspedes sobre las instalaciones y los servicios del hotel y del área local
- Trabajar solo como el único empleado y gerente de turno de la noche en el hotel
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Actualizar el estado de las habitaciones e informar al servicio de limpieza a medida que las habitaciones sucias estén disponibles. Actualizar el estado de la habitación cuando lo notifique el servicio de limpieza
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Leer y comunicarse claramente
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Distribuir correo y otra correspondencia a los huéspedes y al personal del hotel
- Coordinar con otros departamentos para cumplir con las solicitudes especiales de los huéspedes
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Notificar al servicio de limpieza y mantenimiento de cualquier problema reportado con las habitaciones, áreas públicas, áreas posteriores de la casa o terrenos
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Hacer seguimiento del estado de las habitaciones utilizadas para las excursiones y el estado de las habitaciones en mantenimiento
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Ayudar en la configuración del desayuno buffet según las indicaciones
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Llevar a cabo cualquier solicitud razonable por parte de la gerencia que es capaz de realizar
Tenga en cuenta que esta descripción del trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.
Estas tareas pueden requerir que se doble, levante, lleve, gire, empuje, tire, alcance, arrodille con frecuencia y puede requerir períodos prolongados de pie y/o caminar. Debe ser capaz de levantar, empujar y tirar de un mínimo de 50 libras. Usted será entrenado para realizar todas estas funciones dentro de las pautas y expectativas de seguridad requeridas. Si en algún momento siente que no puede realizar ninguna de estas funciones, informe a su gerente de inmediato.
