Responsable de realizar una variedad de tareas contables y administrativas relacionadas con la función de cuentas por pagar. Esto generalmente incluye recibir, procesar y verificar facturas, rastrear y registrar órdenes de compra y procesar pagos. Orientado a los detalles, poseer fuertes habilidades de gestión del tiempo y habilidades de comunicación efectivas. Realiza una variedad de tareas. Trabajar bajo supervisión general. Se requiere cierto grado de creatividad y responsabilidad. Normalmente informa a un supervisor o gerente.
HABILIDADES/RESPONSABILIDADES
? Sensibilidad al problema: Capacidad de reconocer cuando algo está mal o hay un problema.
? Comprensión oral: Capacidad de escuchar y comprender la información recibida.
? Expresión oral: Capacidad de comunicar información e ideas a otros.
? Atención a detalles: Capacidad para trabajar de forma independiente y priorizar tareas.
? Razonamiento matemático: La habilidad de elegir los métodos o fórmulas matemáticas correctas para resolver un problema.
? Comprensión escrita: La habilidad de leer y comprender información e ideas presentadas por escrito.
? Expresión escrita: La habilidad de comunicar información e ideas por escrito para que otros comprendan.
? Facilidad numérica: La habilidad de sumar, restar, multiplicar o dividir rápida y correctamente.
? Expresión oral: La habilidad de comunicar información e ideas al hablar para que otros comprendan.
? Organización y tiempo: Fuerte habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
? Interacción con computadoras: Uso de computadoras y sistemas informáticos (incluidos hardware y software) para programar, escribir software, configurar funciones, ingresar datos o procesar información.
? Organizar, planificar y priorizar el trabajo: desarrollar metas y planes específicos para priorizar, organizar y realizar su trabajo.
? Procesamiento de información: Recopilar, codificar, categorizar, calcular, tabular, auditar o verificar información o datos.
? Realización de actividades administrativas: Realización de las tareas administrativas del día a día como mantener archivos de información y procesar trámites.
? Comunicación con personas externas a la organización: Comunicación con personas externas a la organización, que representan a la organización ante los clientes, el público, el gobierno y otras fuentes externas. Esta información se puede intercambiar en persona, por escrito, por teléfono o por correo electrónico.
? Evaluación de la información para determinar el cumplimiento de los estándares: Usar información relevante y el juicio individual para determinar si los eventos o procesos cumplen con las leyes, regulaciones o estándares.
? Obtener información: Observar, recibir y obtener información de todas las fuentes relevantes.
? Documentar / Registrar información: Ingresar, transcribir, registrar, almacenar o mantener información.
- Completa los pagos y controla los gastos al recibir, procesar, verificar y conciliar facturas.
- Concilia el trabajo procesado verificando las entradas y comparando los informes del sistema con los saldos.
- Carga los gastos a las cuentas y los centros de costos mediante el análisis de informes de facturas / gastos; registro de entradas.
- Paga a los proveedores monitoreando las oportunidades de descuento, verificando los números de identificación federales, programando y preparando cheques, y resolviendo las discrepancias y documentación de órdenes de compra, contratos, facturas o pagos.
- Garantiza que se reciba crédito por los memorandos pendientes.
- Emite suspensiones de pago o modificaciones de órdenes de compra.
- Paga a los empleados al recibir y verificar informes de gastos y solicitudes de anticipos; preparación de cheques.
- Mantiene libros contables verificando y contabilizando las transacciones de la cuenta.
- Verifica las cuentas de los proveedores conciliando los extractos mensuales y las transacciones relacionadas.
- Mantiene registros históricos mediante microfilmación y archivo de documentos.
- Desembolsa dinero para gastos menores registrando la entrada y verificando la documentación.
- Informa los impuestos sobre las ventas calculando los requisitos de las facturas pagadas.
- Protege el valor de la organización manteniendo la información confidencial.
- Actualiza el conocimiento laboral participando en oportunidades educativas.
Cualquier otra tarea o gestión que su supervisor le requiera.
REQUISITOS DE PUESTO
? Conocimiento de los procedimientos y principios contables.
? Experiencia contable probada, preferiblemente como secretario de cuentas por cobrar o secretario de cuentas, por pagar.
? Familiaridad con la contabilidad y los procedimientos contables básicos.
? Competency in MS Office, databases and accounting software.
? Experiencia práctica con hojas de cálculo e informes financieros.
? Precisión y atención al detalle.
? Aptitude para los números.
? Capacidad para realizar tareas de archivo y mantenimiento de registros.
? Habilidades de entrada de datos y procesamiento de textos.
? Ser organizado y poder trabajar bajo presión de ser requerido.
? Alto grado de atención al detalle.
? Fuertes habilidades analíticas
? Servicio al cliente y personal: Conocimiento de principios y procesos para proporcionar servicios al cliente y personal. Esto incluye sentido de urgencia sobre el buen manejo de las necesidades del cliente. El cumplimiento de estándares de calidad de servicios y evaluaciones de la satisfacción del cliente.
? Economía y Contabilidad: Conocimiento de los principios y practicas económicas y contables, los mercados financieros, la banca y el análisis y reporte de datos financieros.
? Oficinista: Conocimiento de procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como procesamiento de textos, manejo de archivos y registros, estenografía y transcripción, diseño de formularios y otros procedimientos.
? Experiencia laboral: Conocimiento de los procedimientos y técnicas de contabilidad de partida doble; conocimiento de los procedimientos utilizados para ingresar, modificar, recuperar y eliminar información en un sistema automatizado de contabilidad general; y la capacidad de analizar la interrelación de cuentas que se ven afectadas por diversas transacciones.
? Matemáticas: Conocimiento de aritmética, álgebra, geometría, cálculo, estadística y sus aplicaciones.
? Idiomas Español / inglés: Conocimiento de la estructura y contenido de ambos idiomas.
? Microsoft office
? Microsoft Outlook
? Accounting software
? Software de gestión de documentos
? Se prefiere experiencia previa en cuentas por pagar.
? Servicio al Cliente, 1 año
REQUISITOS DE EDUCACIÓN/CERTIFICACIÓN/LICENCIA
- Grado Asociado en Finanzas, Contabilidad y/o Administración de Empresas.
- Una licenciatura en contabilidad, finanzas o relacionado al campo (preferiblemente).
