Resumen del puesto
El puesto de Contratación gestiona y realiza la contratación de empleados para asignarlos a clientes. Este rol brinda apoyo administrativo a la función de recursos humanos según sea necesario, incluyendo el mantenimiento de registros, archivos y la entrada de datos en el HRIS.
Las funciones a desempeñar incluyen, entre otras:
- Mantiene los expedientes del personal en cumplimiento con los requisitos legales aplicables.
- Mantiene los registros de empleados actualizados procesando los cambios de estatus del empleado de manera oportuna.
- Procesa formularios de personal y asegura las aprobaciones correspondientes; distribuye los formularios aprobados.
- Prepara la documentación de nuevos empleados. Es responsable de todo el proceso de incorporación de empleados, incluyendo la orientación.
- Prepara los expedientes de nuevos empleados.
- Está a cargo del reclutamiento mediante la realización de entrevistas y la comunicación con agencias de empleo temporal.
- Contacta a los solicitantes y coordina horarios de entrevistas.
- Es responsable de las medidas disciplinarias según sea necesario.
- Realiza funciones de servicio al cliente respondiendo a solicitudes y preguntas de los empleados.
- Es responsable de contestar el teléfono de la oficina y de responder mensajes de voz de manera oportuna.
- Asiste en el procesamiento de despidos y avisos de separación.
- Colabora en la preparación del proceso de evaluación de desempeño.
- Realiza fotocopias; envía por correo, escanea y envía por correo electrónico documentos, y realiza otras funciones administrativas.
- Archiva documentos en los expedientes correspondientes de cada empleado.
- Asiste en la preparación de correspondencia según se solicite.
- Revisa los formularios de inscripción de beneficios para verificar su exactitud y asiste a los empleados durante el periodo de inscripción abierta.
- Envía los reportes de horas de empleados temporales a las agencias de empleo y aprueba la facturación.
- Es responsable de la atención diaria de asuntos de contratación con los clientes.
- Realiza trámites en línea para I-9 y ALDOL.
- Realiza trámites en línea en el sistema del cliente y en el sitio web de la empresa.
- Trabaja con los clientes en los archivos de horas trabajadas y hojas de tiempo (timesheet) mediante MS Excel.
- Contacta a la oficina de contabilidad (CPA) para gestionar la nómina.
- Mantiene los expedientes y datos de los empleados en MS Excel.
Tenga en cuenta que esta descripción de puesto no está diseñada para cubrir ni contener un listado completo de las actividades, funciones o responsabilidades requeridas para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.
Responsabilidad de supervisión: Este puesto no tiene responsabilidades de supervisión.
Demandas físicas
Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar satisfactoriamente las funciones esenciales de este puesto. Al desempeñar las funciones de este puesto, se requiere que el empleado hable o escuche de manera regular. Este es un rol mayormente sedentario; sin embargo, se requiere cierto trabajo de archivo. Esto exigirá la capacidad de levantar archivos, abrir gabinetes de archivo y agacharse o inclinarse según sea necesario.
Este puesto requiere la capacidad de levantar ocasionalmente productos y suministros de oficina, hasta 20 libras.
Educación y experiencia requeridas
- Diploma de escuela secundaria o equivalente.
- Mínimo de tres años de experiencia relacionada con el puesto.
- Debe ser capaz de hablar, leer y escribir en español (requisito obligatorio).
Cualificaciones adicionales
- Excelentes habilidades informáticas (Microsoft Office Suite).
- Capacidad para operar la mayoría del equipo de oficina estándar.
- Capacidad para manejar situaciones y documentación sensibles y confidenciales.
- Atención al detalle al redactar, escribir a máquina y revisar materiales, establecer prioridades y cumplir con los plazos.
- Buena a excelente ortografía, gramática y habilidades de comunicación escrita.
- Excelentes habilidades de comunicación telefónica y oral.
Detalles del entorno de trabajo
- Ambiente de oficina profesional.
- Tiempo completo.
- Lunes a viernes.
- 8:30 a.m. – 5:00 p.m.
- 1 hora de almuerzo sin goce de sueldo.
- 2747 Office Park Circle, Montgomery, AL 36116.
Salario: $16.00 por hora
Tipo de empleo: Tiempo completo
Horario:
- Turno de 7.5 horas
- Turno diurno
Experiencia:
- Experiencia en oficina: 1 año (Requerido)
Lugar de trabajo: Presencial
Job Summary
The Hiring Position handles and performs hiring employees for staffing to customers. This role provides administrative support to the human resource function as needed, including record-keeping, file maintenance and HRIS entry.
Functions to be performed include, but are not limited to:
- Maintains personnel files in compliance with applicable legal requirements.
- Keeps employee records up to date by processing employee status changes in timely manner.
- Processes personnel forms and ensures proper approvals; disseminates approved forms.
- Prepares new-hire paperwork. Is responsible for all on boarding of employees including orientation.
- Prepares new-employee files.
- In charge for recruitment by conducting interviews and communicating with temp agencies.
- Contacts applicants and set up interview schedule.
- Responsible for disciplinary actions as needed.
- Performs customer service functions by answering employee requests and questions.
- Is responsible for answering office phone and responding to voicemails in a timely manner.
- Assists with processing of terminations and separation notices.
- Assists with the preparation of the performance review process.
- Makes photocopies; mails, scans, and emails documents; and performs other clerical functions.
- Files documents into appropriate employee files.
- Assists or prepares correspondence as requested.
- Reviews benefit enrollment forms for accuracy and assists employees during open enrollment.
- Sends out temp time reports to staffing agencies and approves invoicing.
- Is responsible for daily hiring related customer.
- Performs online work for I-9, ALDOL.
- Performs online work for customer's system and company website
- Performs with customers for Work hour file, Timesheet file by using MS excel
- Contact CPA office to handle payroll
- Keep employee files and data in MS excel
Please note this job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee for this job. Duties, responsibilities, and activities may change at any time with or without notice.
Supervisory Responsibility - This position has no supervisory responsibilities.
Physical Demands
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. While performing the duties of this job, the employee is regularly required to talk or hear. This is largely a sedentary role; however, some filing is required. This would require the ability to lift files, open filing cabinets and bend or stoop as necessary.
This position requires the ability to occasionally lift office products and supplies, up to 20 pounds.
Required Education and Experience
- High school diploma or equivalent.
- Minimum of three years of job-related experience
- Must be able to speak, read, and write in Spanish (Required).
Additional Qualifications
- Excellent computer skills (Microsoft Office Suite).
- Ability to operate most standard office equipment.
- Capable of handling sensitive and confidential situations and documentation.
- Attention to detail in composing, typing, and proofing materials, establishing priorities, and meeting deadlines.
- Good to excellent spelling, grammar, and written communication skills.
- Excellent telephone and oral communication skills.
Work Environment Details
- Professional office environment.
- Full Time
- Monday – Friday
- 8:30 AM – 5:00 PM
- 1-hour unpaid lunch
- 2747 Office Park Circle, Montgomery AL 36116
Pay: $16.00 per hour
Job Type: Full-time
Schedule:
Experience:
- Hiring office experience: 1 year (Required)
Work Location: In person
Job Type: Full-time
Pay: From $16.00 per hour
Work Location: In person
