Join our Vida Medical Centers' Front Desk team, now with 1 position available at our Hialeah location. Vida Medical Centers offers competitive benefits, including paid time off, paid holidays, and performance bonuses. This full-time position requires a minimum of 1 year experience in this role.
Job Description
- Greet patients in a friendly, professional manner using company greeting formats.
- Follow the 3-Second Rule: within 3 seconds of a patient approaching the front desk, acknowledge them by making eye contact letting them know you are here to help.
- Consistently follow department guidelines for patient identification in every call or physical contact with a patient; ask for full name and date of birth.
- Maintain patient’s information updated in the EMR system. Always verify demographic information with every patient (address, phone number, emergency contact, etc.)
- The check-in process includes making sure all medical consents are signed, ID and insurance cards are scanned, legible, and up-to-date, patient demographic information is correct, and eligibility verification is processed and saved in the EMR.
- Schedule, reschedule, and cancel appointments following company protocol.
- Keep patient appointments on schedule by notifying provider of patient’s arrival, reviewing service delivery compared to schedule, and reminding medical assistants and providers of service delays.
- Assist with daily patient flow in areas as needed. Provide guidance to restrooms, wellness areas, medical rooms, etc., and assist patients in finding the location, if needed.
- Always maintain strict patient confidentiality and practice HIPAA Compliance Guidelines and regulations. Protect patients’ rights by maintaining confidentiality of medical, personal, and financial information. Do not leave patient’s information or documents unattended or unprotected.
- Check-out process includes explaining physician’s notes and orders to patient, scheduling referrals, labs, procedures, and follow-up visits, confirming prescriptions, scanning any paper notes/documents, and following any other instruction specified by the physician. Print future appointment list if requested by patient. Follow established protocol by Transportation Department once patient is ready to go home.
- Optimize efficiency, patient satisfaction, provider time, and treatment room utilization by scheduling appointments in person or by telephone following the scheduling protocol.
- Maintain the reception area with a pleasant environment of music, smell, AC temperature, etc.
- Comfort patients by anticipating patients’ anxieties and answering their questions. Defer questions to your immediate supervisor if you are unable to answer them. Never leave a patient waiting for an answer!
- Be fully trained and familiar with current and future services offered by the center, making sure you always provide accurate information to our members. Advise current and prospective members about the most suitable services based on their needs.
- Remind patients about our after-hour service and access to the medical team.
- Answer phones as needed to respond to inquiries made by patients, vendors, insurance companies and other medical facilities. When applicable, transfer messages to the correct personnel by transferring call and/or sending a message through the EMR.
- Maintain front desk area clean and organized at all times. Check supply inventory, anticipating needed supplies, and notifying Administration for equipment service and repairs.
- Adapt teamwork and collaboration principles. Assist other members of the department as needed.
- Participate in trainings, meetings, and educational programs as required.
- Perform miscellaneous job-related duties and administrative tasks as needed and assigned.
Skill Concepts
- Bilingual, English and Spanish required
- Multi-tasking abilities
- Organizational skills
- Verbal and written communication skills
- Capacity to navigate stressful situations with ease
- Empathy and patience in dealing with elderly patients
- Computer competency
This position requires AHCA Level 2 background screening. Learn more: https://info.flclearinghouse.com
Únete a nuestro equipo de Recepción en Vida Medical Centers. Actualmente contamos con 1 posición disponible en nuestra localidad de Hialeah. Vida Medical Centers ofrece beneficios competitivos, incluyendo tiempo libre remunerado (PTO), días feriados pagos y bonos por desempeño.Esta posición es a tiempo completo y requiere un mínimo de 1 año de experiencia en este rol.
Descripción del Puesto
- Recibir a los pacientes de manera amable y profesional utilizando los protocolos de saludo de la empresa.
- Seguir la Regla de los 3 Segundos: dentro de los primeros 3 segundos de que un paciente se acerque a la recepción, reconocer su presencia con contacto visual y hacerle saber que está disponible para ayudarle.
- Seguir consistentemente las guías del departamento para la identificación del paciente en cada llamada o contacto físico; solicitar nombre completo y fecha de nacimiento.
- Mantener la información del paciente actualizada en el sistema EMR. Verificar siempre la información demográfica con cada paciente (dirección, número de teléfono, contacto de emergencia, etc.).
- El proceso de registro (check-in) incluye asegurar que todos los consentimientos médicos estén firmados, que las identificaciones y tarjetas de seguro estén escaneadas, sean legibles y estén actualizadas, que la información demográfica del paciente sea correcta y que la verificación de elegibilidad sea procesada y guardada en el EMR.
- Programar, reprogramar y cancelar citas siguiendo el protocolo de la empresa.
- Mantener el flujo de citas notificando al proveedor la llegada del paciente, revisando la prestación de servicios en comparación con el horario y recordando a asistentes médicos y proveedores sobre retrasos.
- Asistir con el flujo diario de pacientes según sea necesario. Proporcionar orientación hacia baños, áreas de bienestar, salas médicas, etc., y ayudar a los pacientes a ubicarse cuando sea necesario.
- Mantener siempre estricta confidencialidad del paciente y cumplir con las regulaciones y guías de HIPAA. Proteger los derechos de los pacientes manteniendo la confidencialidad de su información médica, personal y financiera. No dejar documentos o información desatendidos o sin protección.
- El proceso de salida (check-out) incluye explicar las notas y órdenes del médico al paciente, programar referidos, laboratorios, procedimientos y visitas de seguimiento, confirmar recetas, escanear documentos en papel y seguir cualquier otra instrucción del médico. Imprimir lista de futuras citas si el paciente lo solicita. Seguir el protocolo del Departamento de Transporte cuando el paciente esté listo para retirarse.
- Optimizar la eficiencia, satisfacción del paciente, tiempo del proveedor y uso de salas médicas mediante la programación de citas en persona o por teléfono siguiendo el protocolo establecido.
- Mantener el área de recepción con un ambiente agradable (música, aroma, temperatura del aire acondicionado, etc.).
- Brindar comodidad a los pacientes anticipando sus inquietudes y respondiendo sus preguntas. Dirigir preguntas al supervisor inmediato si no puede responderlas. ¡Nunca dejar a un paciente esperando una respuesta!
- Estar completamente capacitado y familiarizado con los servicios actuales y futuros ofrecidos por el centro, asegurando siempre brindar información precisa a los miembros. Asesorar a miembros actuales y potenciales sobre los servicios más adecuados según sus necesidades.
- Recordar a los pacientes sobre los servicios fuera de horario y el acceso al equipo médico.
- Contestar llamadas telefónicas según sea necesario para responder consultas de pacientes, proveedores, compañías de seguros y otras instalaciones médicas. Cuando aplique, transferir mensajes al personal correspondiente mediante llamada o mensaje a través del EMR.
- Mantener el área de recepción limpia y organizada en todo momento. Verificar inventario de suministros, anticipar necesidades y notificar a Administración sobre mantenimiento o reparaciones.
- Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración. Asistir a otros miembros del departamento según sea necesario.
- Participar en entrenamientos, reuniones y programas educativos requeridos.
- Realizar otras tareas administrativas y funciones relacionadas según se asignen.
Habilidades Requeridas
- Bilingüe (inglés y español)
- Capacidad para realizar múltiples tareas
- Habilidades organizativas
- Comunicación verbal y escrita
- Capacidad para manejar situaciones estresantes con facilidad
- Empatía y paciencia al tratar con pacientes de edad avanzada
- Manejo de computadoras
Este puesto requiere una verificación de antecedentes de Nivel 2 de AHCA. Obtenga más información: https://info.flclearinghouse.com
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: A partir de $15.50 la hora
Pregunta(s) de postulación:
- Do you speak English AND Spanish FLUENTLY?
- How many years of experience do you have in this position?
Lugar de trabajo: Empleo presencial
