Customer service
- Receiving and welcoming customers and visitors.
- Answering telephone calls and directing them to the relevant department.
- Responding to enquiries via email and other means of communication.
- Providing basic information about the company’s products and services.
Administrative management
- Organise and maintain physical and digital files.
- Draft basic letters, documents and reports.
- Scan, print, photocopy and file documents.
- Monitor stock levels of office supplies and place reorder requests where necessary.
Scheduling and Coordination
- Schedule appointments, meetings and video conferences.
- Coordinate the use of meeting rooms.
- Manage the diaries of senior executives or managers where required.
- Confirm appointments and follow up on commitments.
Operational Support
- Receive, sort and distribute post and parcels.
- Coordinate courier and delivery services.
- Keep the reception and office areas tidy.
- Support various departments with administrative tasks.
Document management
- Prepare client files.
- Check that documentation is complete.
- Scan and organise documents.
- Maintain the confidentiality of information.
Atención al cliente
- Recibir y dar la bienvenida a clientes y visitantes.
- Atender llamadas telefónicas y canalizarlas al departamento correspondiente.
- Responder consultas por correo electrónico y otros medios de comunicación.
- Brindar información básica sobre los productos y servicios de la empresa.
Gestión administrativa
- Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
- Elaborar cartas, documentos y reportes básicos.
- Escanear, imprimir, copiar y archivar documentación.
- Controlar el inventario de materiales de oficina y realizar solicitudes de reposición cuando sea necesario.
Agenda y coordinación
- Programar citas, reuniones y videoconferencias.
- Coordinar el uso de salas de reuniones.
- Gestionar calendarios de directivos o gerentes cuando sea requerido.
- Confirmar citas y dar seguimiento a compromisos.
Apoyo operativo
- Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y paquetería.
- Coordinar servicios de mensajería y envíos.
- Mantener ordenadas las áreas de recepción y oficina.
- Apoyar a diferentes departamentos en tareas administrativas.
Gestión documental
- Preparar expedientes de clientes.
- Verificar que la documentación esté completa.
- Digitalizar y organizar documentos.
- Mantener la confidencialidad de la información.
Recommended requirements
- English and Spanish (spoken and written).
- Excellent personal presentation.
- Good communication skills.
- Organisational skills and attention to detail.
- Ability to work under pressure.
- Proficiency in Microsoft Office.
- Experience in customer service.
- Punctuality and a sense of responsibility.
- Ability to handle confidential information.
Requisitos recomendados
- Inglés y español (hablado y escrito).
- Excelente presentación personal.
- Buenas habilidades de comunicación.
- Organización y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Dominio de Microsoft Office.
- Experiencia en servicio al cliente.
- Puntualidad y responsabilidad.
- Capacidad para manejar información confidencial.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: A partir de $17.00 la hora
Lugar de trabajo: Empleo presencial
