Resumen
Se busca una persona responsable, organizada y con atención a detalles para unirse a nuestro equipo como Secretario(a) Legal. El(la) candidato(a) ideal poseerá habilidades sólidas de manejo de oficinas y un compromiso con la prestación de un excelente servicio al cliente. El puesto implica una variedad de tareas administrativas, incluyendo la gestión de documentos legales, la asistencia a los clientes y la garantía de un funcionamiento fluido de la oficina. Se recomienda que los(as) candidatos(as) bilingües se postulen, ya que la comunicación eficaz con diversos clientes es esencial.
Requisitos:
- Bachillerato o grado asociado de una escuela acreditada.
- Experiencia previa preferible.
- Bilingüe (español e inglés) oral y escrito.
- Excelentes destrezas de comunicación y servicio al cliente que permitan interactuar profesionalmente con clientes.
- Se requiere conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel, etc.) y uso de correo electrónico.
Destrezas necesarias:
- Excelentes destrezas de comunicación (verbal y escrita) y de organización.
- Capacidad para manejar múltiples tareas y para trabajar bajo presión.
- Conocimiento de las operaciones de una oficina legal preferible.
- Capacidad de redacción de documentos legales, correspondencia y otros.
- Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas de manera efectiva en cualquier entorno.
- Conocimiento y/o experiencia en manejo de expedientes legales.
- Conocimiento y/o experiencia en labores notariales.
- Familiaridad con leyes, procedimientos y protocoles judiciales y/o administrativos.
- Experiencia en presentación electrónica de documentos judiciales (SUMAC, CM/ECF), notariales (SIGNO, Karibe) y administrativos (DACO, CRIM, Suri, etc.) preferible.
- Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información confidencial de manera responsable.
Responsabilidades principales:
- Proveer apoyo administrativo al personal de la Oficina.
- Manejar comunicación con clientes, testigos, compañeros(as) abogados(as), etc.
- Manejar, organizar y archivar documentos legales, cartas y expedientes.
- Preparación y envío de facturas a los(as) clientes(as).
- Redacción, presentación y/o envío de documentos legales básicos, cartas, etc.
- Manejar visitas a la oficina y coordinación de servicios.
- Contestar llamadas, tomar mensajes, redirigir llamadas, etc.
- Asistir a los clientes y brindar un excelente servicio al cliente.
- Manejar calendario profesional, incluyendo fechas límites y plazos.
- Coordinar citas y reuniones para los abogados.
- Mantener los suministros y equipos de oficina al día, garantizando un espacio de trabajo en buen funcionamiento.
- Realizar tareas administrativas como archivar, fotocopiar, escanear e ingresar datos.
Únase a nuestro equipo como Secretario(a) Legal, donde sus contribuciones respaldarán nuestra misión de compartir nuestro conocimiento y experiencia para asistir en la resolución rápida, adecuada y costo-eficiente de los asuntos legales o notariales de nuestros clientes.
Interesados(as) favor enviar su résumé a [email protected].
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Job Summary
We are seeking a responsible, detail-oriented and organized individual to join our team as a Legal Secretary. The ideal candidate will possess strong office management skills and a commitment to providing excellent customer service. This role involves a variety of administrative tasks, including managing legal documents, assisting clients, and ensuring smooth office operations. Bilingual candidates are highly encouraged to apply, as effective communication with diverse clients is essential.
Requirements
- Bachelor's or Associate Degree from an accredited institution.
- Previous experience is preferable.
- Bilingual (Spanish and English) in both oral and written contexts.
- Excellent communication and customer services skills with the ability to interact professionally with clients.
- Knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, etc.) and use of e-mail is required.
Necessary Skills:
- Excellent communication (verbal and written) and organizational skills.
- Capacity to manage multiples tasks and to work under pressure.
- Prior knowledge regarding the operations of a legal office is preferred.
- Ability to draft legal documents, correspondence, and others.
- Strong organizational skills with the ability to multitask effectively in any environment.
- Knowledge and/or experience in handling legal files and casework.
- Knowledge and/or experience in notary work.
- Familiarity with judicial and/or administrative laws, procedures and protocols.
- Experience in electronic filing of judicial documents (SUMAC, CM/ECF), notarial affairs (SIGNO, Karibe) and administrative documents (DACO, CRIM, Suri, etc.) is preferred.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information responsibly.
Primary Responsibilities
- Provide administrative support to attorneys and legal staff.
- Manage communication with clients, witnesses, fellow attorneys, etc.
- Manage, organize and file legal documents, files, and correspondence.
- Prepare and send invoices to clients.
- Draft, submit and/or send basic legal documents, letters, etc.
- Manage office visits and coordinate services.
- Answer telephone calls, take messages, redirect calls, etc.
- Assist clients and provide exceptional customer service.
- Manage professional calendar, including deadlines and timeframes.
- Coordinate appointments and meetings for the attorneys.
- Maintain office supplies and equipment, ensuring a well-functioning workspace.
- Perform clerical duties such as filing, photocopying, scanning, and data entry.
Join our team as a Legal Secretary, where your contributions will support our mission of sharing our knowledge and experience to assist in the prompt, appropriate and cost-efficient resolution of our clients' legal or notarial matters.
Interested parties please send résumé to [email protected].
Tipo de puesto: Tiempo completo
Pregunta(s) de postulación:
- ¿Cuántos años de experiencia tiene como asistente administrativo(a)?
- ¿Cuántos años de experiencia tiene como secretario(a) legal?
- ¿Tiene disponibilidad para trabajar a tiempo completo?
Idioma:
- español e inglés (Obligatorio)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
