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Estamos en la búsqueda de un/a Administrador(a) de Oficina en nuestro Centro de Servicio Directo de Mayaguez
Descripción del Empleo:
Atiende, procesa y resuelve los asuntos administrativos y de oficina que generan las actividades operacionales y de servicio en el Centro de Servicio Directo de Mayaguez. Coordina y tramita respecto a Recursos Humanos, compras, propiedad mueble, requisiciones de materiales de oficina, suministros, mantenimiento de la planta física y equipos, biblioteca, apoyo al trabajo legal del centro, itinerarios de trabajo, preparación de informes, trámites de facturas, manejo de correspondencia, control de documentación, manejo del cuadro telefónico y otros. Orienta, adiestra, asiste, evalúa y supervisa el personal que le sea asignado, siguiendo los procedimientos aplicables y directrices recibidas.
Responsabilidades:
- Velar por el mantenimiento y limpieza de las áreas comunes, oficina, estacionamiento, entre otros.
- Mantener inventario de materiales de oficina.
- Participar de reuniones para atender o informarse sobre asuntos administrativos, de servicios y otros.
- Manejar los fondos del “petty cash”.
- Dar seguimiento a la correspondencia tramitada, asuntos pendientes por resolver o directrices emitidas por la Oficina Central o por el Director(a) del Centro.
- Preparar itinerario para atender el área de recepción, a su vez colaborar en la atención de esta.
- Registrar señalamientos de vistas, preparar el calendario y coordinar sustitución de Abogados(as) en situaciones imprevistas.
- Coordinar los servicios de emplazadores y peritos, a su vez tramitar el pago de facturas.
- Atender y orientar clientes sobre asuntos variados.
- Coordinar y asistir a actividades comunitarias y distribuir material educativo, cuando sea requerido.
- Preparar y enviar todos los informes requeridos por la Oficina Central.
- Velar por el cumplimiento de lo contenido en el Reglamento del Personal, Convenios Colectivos, directrices ejecutivas, reglamentación federal y otros.
- Tomar dictados, cuando le sea requerido.
- Servir de enlace entre la Oficina Central y el Centro de Servicio Directo en asuntos de naturaleza administrativa y de Recursos Humanos.
- Preparar el Plan de Vacaciones en conjunto con el Director(a) de Centro.
- Orientar al nuevo personal sobre las normas operacionales del Centro.
- Brindar apoyo en tareas de Secretaria Legal o Paralegal para el Director(a), cuando se le require.
- Supervisar al personal Secretarial, Conserje/Mensajero y empleados temporeros por agencias.
- Realizar otras tareas afines a su puesto según le sean requeridas por Director(a) de Centro.
Requisitos:
- Bachillerato en Administración de Empresas con concentración en Sistemas de Oficina.
- Experiencia de 3 años administrando una oficina.
- Experiencia de 1 año en supervisión de personal.
- Conocimiento general de tareas administrativas y/o secretariales.
- Tener conocimiento del uso y manejo de computadora, teléfono, fotocopiadora, metro postal, fax, impresora, maquinilla, scanner, entre otros.
- Buenas destrezas de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de Programas: MS Office y Office 365.
Beneficios:
- Plan Médico de Salud y Dental
- Seguro de Vida
- Seguro de Incapacidad a Corto y Largo plazo
- Plan de Retiro 401K
- Licencia de Vacaciones
- Licencia de Enfermedad
- Algunos Feriados
- PTO
- Bono de Navidad
- Bono de Productividad
Ubicación:
108 Calle Dr. Ramón E. Betances -Sur
Mayagüez, PR
Servicios Legales de Puerto Rico, Inc. es un patrono que garantiza igualdad de oportunidades en el empleo.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Escolaridad:
Experiencia:
- Administrando Oficina: 3 años (Obligatorio)
- Tareas Administrativas y/o Secretariales: 1 año (Obligatorio)
- Supervisando Personal: 1 año (Obligatorio)
Disponibilidad de turnos:
- Turno diurno (Obligatorio)
Disponibilidad para viajar:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
