Hatillo Law Office busca una persona responsable, organizada y con excelente servicio al cliente para ocupar la posición de Secretaria administrativa. La persona seleccionada brindará apoyo administrativo y clerical en una oficina dedicada principalmente a casos de quiebra bajo los Capítulos 7, 11 y 13.
La posición requiere manejar información confidencial, comunicarse regularmente con clientes y mantener un control riguroso de documentos, fechas y expedientes.
Responsabilidades principales
- Atender llamadas telefónicas, mensajes, correos electrónicos y visitas de clientes.
- Coordinar citas, reuniones, consultas iniciales y seguimientos con clientes.
- Orientar a los clientes sobre la documentación necesaria para comenzar y completar su caso de quiebra.
- Recibir, organizar, escanear, guardar y clasificar documentos financieros y legales.
- Preparar expedientes físicos y electrónicos.
- Enviar y dar seguimiento a documentos pendientes, pagos, planillas, estados bancarios, talonarios, informes de crédito y demás información requerida.
- Asistir en la preparación de formularios, cartas, correos electrónicos y documentos relacionados con casos de quiebra.
- Entrada de casos en sistemas de la oficina.
- Mantener actualizado el calendario de vistas, reuniones de acreedores, fechas límite y citas.
- Comunicarse profesionalmente con clientes, acreedores, síndicos, oficinas legales y agencias gubernamentales.
- Mantener notas claras sobre las comunicaciones y gestiones realizadas en cada caso.
- Manejar pagos, recibos y tareas administrativas básicas de la oficina.
- Mantener absoluta confidencialidad sobre la información de los clientes.
- Realizar otras tareas administrativas razonablemente relacionadas con la operación de la oficina.
Requisitos
- Diploma de escuela superior. Se preferirá grado asociado o bachillerato en administración de oficinas, sistemas de oficina, estudios paralegales o área relacionada.
- Certificado de Buena Conducta.
- Dominio del español escrito y hablado.
- Conocimiento funcional del inglés.
- Buena ortografía y capacidad para redactar comunicaciones profesionales.
- Dominio de Microsoft Word, correo electrónico, manejo de archivos PDF, escáner y plataformas digitales.
- Capacidad para trabajar con información confidencial y documentos financieros.
- Persona puntual, responsable, discreta, organizada y atenta a los detalles.
- Capacidad para manejar varias tareas simultáneamente y trabajar bajo fechas límite.
- Excelente trato al público, paciencia y disposición para trabajar con clientes que atraviesan situaciones económicas difíciles.
Cualidades deseadas
- Ser una persona responsable en su trabajo. La responsabilidad y dedicación es imprescindible.
- Conocimiento del manejo de plataformas de envío de documentos, correos electrónicos y computación.
- Experiencia utilizando sistemas de manejo de casos o expedientes electrónicos.
- Capacidad para trabajar con poca supervisión y dar seguimiento constante a tareas pendientes.
- Iniciativa para identificar errores, documentos incompletos y fechas próximas a vencer.
Tipo de puesto
- Tiempo completo / tiempo parcial: Parcial con posibilidad de continuar a tiempo completo en 1 año luego de pasar el periodo probatorio.
- Horario: El horario de la oficina es de 8:00 AM a 5:00 PM
- Lugar de trabajo: Presencial en Hatillo, Puerto Rico
- Salario: $12.00 la hora
Para solicitar
Las personas interesadas deberán enviar su resumé actualizado mediante Indeed.
Pay: From $12.00 per hour
Work Location: In person
