DESCRIPCION GENERAL DE LA POSICIÓN:
El Supervisor del Centro de Servicio al Paciente es responsable de supervisar las operaciones diarias del personal de servicio en las oficinas asignadas, asegurando una atención de calidad, eficiencia en el registro, manejo y seguimiento de los pacientes. Además, actúa como enlace entre los pacientes, las aseguradoras y el equipo clínico, promoviendo una experiencia de servicio de excelencia y el cumplimiento con las políticas, procedimientos y estándares organizacionales.
FUNCIONES ESENCIALES DEL TRABAJO:
- Supervisar las actividades diarias del personal para garantizar el registro oportuno de los pacientes, la entrada precisa de la información del paciente y el cobro adecuado de los pagos.
- Monitorear los registros para garantizar que cada paciente haya sido verificado adecuadamente para fines de seguro y que la información requerida se encuentre documentada en el récord medico electrónico antes de la fecha de la clínica.
- Asegurar una alta satisfacción del paciente con los servicios recibidos por parte del personal del área de Servicios al Paciente.
- Asegurar que se mantenga el personal adecuado en los horarios del área de Servicios al Paciente.
- Supervisar, orientar y capacitar al personal bajo su responsabilidad, incluyendo la realización periódica de reuniones grupales e individuales. En coordinación con el Gerente del Centro de Servicio, participar en los procesos disciplinarios y preparar las evaluaciones de desempeño del personal asignado.
- Mantener conocimiento actualizado sobre las reglas y regulaciones aplicables al área, orientando al personal sobre cualquier cambio o variación en los procesos establecidos.
- Asegurar que los empleados reciban capacitación sobre los controles internos relacionados con sus funciones, así como sobre las políticas y procedimientos de la empresa.
- Colaborar con el Gerente de Servio al Paciente en los casos de molestias y querellas de pacientes conforme a los procedimientos establecidos.
- Generar informes gerenciales según sean solicitados, utilizando el sistema o cualquier otro medio autorizado por la organización.
- Gestionar la experiencia de los pacientes establecidos (in-house), de acuerdo con los estándares de servicio y metas establecidas.
- Velar por el cumplimiento del plan de seguimiento establecido para cada paciente.
- Mantener comunicación con los pacientes a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto y correo electrónico.
- Atender las visitas de los pacientes a la oficina, brindando orientación y apoyo según corresponda.
- Orientar a los pacientes sobre las garantías aplicables a los equipos entregados.
- Apoyar al equipo clínico durante las clínicas programadas.
- Realizar la entrada de datos y asistir en la recopilación de documentación incompleta del paciente.
- Cubrir necesidades operacionales del área de servicio cuando sea necesario, incluyendo tareas administrativas tales como envío de faxes, digitalización de documentos y otras funciones relacionadas.
- Realizar las encuestas de satisfacción a los pacientes.
DESARROLLO PROFESIONAL Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO
- Conocer, aplicar y velar por el cumplimiento de los Procedimientos Operacionales Estándar (SOP) del Departamento de Servicios al Paciente.
- Mantenerse actualizado(a) sobre los requisitos, guías y políticas de las aseguradoras, especialmente en lo relacionado con la documentación requerida, autorizaciones, tiempos de respuesta, apelaciones y manejo de querellas.
- Participar activamente en talleres, adiestramientos, conferencias y otras actividades educativas que promuevan el desarrollo profesional continuo y contribuyan al fortalecimiento de la calidad del servicio ofrecido a los pacientes.
- Fomentar la capacitación continua del personal bajo su supervisión mediante adiestramientos periódicos, reforzando las mejores prácticas operacionales, el cumplimiento regulatorio y el servicio centrado en el paciente.
- Servir como recurso de apoyo y actualización para el equipo de trabajo respecto a cambios en políticas internas, procesos clínicos, requisitos de aseguradoras y disposiciones emitidas por agencias reguladoras aplicables.
- Promover una cultura de cumplimiento, responsabilidad y mejora continua dentro del Departamento de Servicios al Paciente.
- Identificar oportunidades de desarrollo para el personal a su cargo y recomendar iniciativas de capacitación que fortalezcan las competencias técnicas y de servicio necesarias para el desempeño efectivo de sus funciones.
- Realizar cualquier otra tarea relacionada con su puesto que le sea asignada por su supervisor inmediato o que resulte necesaria para satisfacer las necesidades operacionales de la organización.
REQUISITOS EDUCATIVOS Y EXPERIENCIA:
- Grado Asociado o bachillerato en Ciencias, Enfermería, Atención, Medica Auxiliar, Administración de Atención Medica, Administración de Empresas, Administración Pública o un campo relacionado.
- 2+ años de experiencia en supervisión, servicio a pacientes, oficinista y/o campo relacionado.
- Conocimiento profundo de los principios y practicas de servicio al cliente, incluido el diseño de la experiencia al cliente.
- Conocimiento de Microsoft Office
- Completamente Bilingüe – Español e inglés
Job Type: Full-time
Shift:
Work Location: In person
