Vida Medical Centers is seeking an experienced and detail-oriented Medical Records Supervisor to lead the daily operations of our Medical Records Department. Vida Medical Centers offers competitive benefits, including paid time off, paid holidays, and opportunities for professional growth.
This is a full-time leadership position ideal for professionals with experience in healthcare administration, health information management, and team supervision.
The Medical Records Supervisor plays a critical role in ensuring the accuracy, security, accessibility, and regulatory compliance of patient health information. This position oversees Medical Records staff, manages departmental workflows, and collaborates with clinical and administrative teams to support high-quality patient care and operational excellence.Job Duties Include, But Are Not Limited To:
Department Leadership & Team Management
- Lead, mentor, and supervise the Medical Records team, including hiring, training, scheduling, coaching, and performance evaluations
- Foster a positive, collaborative, and patient-focused work environment
- Conduct regular team meetings to communicate goals, updates, and process improvements
- Monitor employee productivity, attendance, punctuality, and workload distribution
- Provide ongoing performance feedback, coaching, and development opportunities
Medical Records Operations
- Oversee the accurate collection, processing, maintenance, and storage of patient medical records
- Ensure all medical records are maintained in a timely, organized, confidential, and compliant manner
- Manage incoming and outgoing medical records requests and communications
- Ensure medical information is transmitted securely via approved electronic methods whenever possible
- Address and resolve issues, discrepancies, and complaints related to medical records
Compliance & Quality Assurance
- Ensure strict adherence to HIPAA regulations and company confidentiality policies
- Maintain compliance with federal, state, and local healthcare regulations governing health information management
- Review subpoenas and legal requests to determine appropriate disclosure of records
- Conduct routine audits to ensure documentation accuracy, completeness, and regulatory compliance
- Implement and maintain quality control measures to support operational excellence
Electronic Medical Records (EMR) & Systems Management
- Oversee the implementation, maintenance, and optimization of EMR systems
- Train staff on EMR utilization and best practices
- Collaborate with IT, Operations, and Leadership teams to resolve system issues and improve workflows
- Monitor documentation practices and ensure accurate data entry and record management
Reporting & Process Improvement
- Prepare and present weekly and monthly productivity and performance reports
- Analyze departmental trends and identify opportunities for process improvement
- Lead initiatives designed to enhance efficiency, accuracy, and service quality
- Support cross-functional projects and operational initiatives throughout the organization
Patient & Provider Support
- Assist patients, healthcare providers, insurance companies, and external facilities with medical records inquiries
- Ensure timely responses to phone calls, emails, faxes, and EMR communications
- Promote exceptional customer service and professional communication standards
Qualifications & Skills Required:
- Associate's or Bachelor's degree in Health Information Management, Healthcare Administration, Business Administration, or related field preferred
- Minimum 3 years of experience in medical records, health information management, or healthcare administration
- Minimum 1-2 years of supervisory or leadership experience preferred
- Strong knowledge of HIPAA regulations, medical records management, and healthcare compliance standards
- Experience with Electronic Medical Records (EMR/EHR) systems
- Strong organizational, analytical, and problem-solving skills
- Excellent verbal and written communication skills
- Proficiency with Microsoft Office and healthcare software platforms
- Bilingual (English/Spanish) preferred
Core Competencies:
- Leadership & Team Development
- Health Information Management
- HIPAA & Regulatory Compliance
- Quality Assurance & Auditing
- Process Improvement
- Customer Service Excellence
- Attention to Detail
- Communication & Collaboration
- Time Management & Organization
- Problem Solving & Decision Making
Work Environment & Requirements:
- Full-time, in-person position
- Professional healthcare office environment
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting
- Ability to maintain strict confidentiality of patient information
- Occasional travel between company locations may be required
This position requires AHCA Level 2 background screening. Learn more: https://info.flclearinghouse.com
Vida Medical Centers está buscando un(a) Supervisor(a) de Registros Médicos experimentado(a) y orientado(a) al detalle para liderar las operaciones diarias del Departamento de Registros Médicos. Vida Medical Centers ofrece excelentes beneficios, incluyendo tiempo libre remunerado (PTO), días festivos pagados y oportunidades de crecimiento profesional.
Esta es una posición de liderazgo a tiempo completo, ideal para profesionales con experiencia en administración de salud, gestión de información médica y supervisión de equipos.
El(la) Supervisor(a) de Registros Médicos desempeña un papel fundamental en garantizar la precisión, seguridad, accesibilidad y cumplimiento normativo de la información de salud de los pacientes. Esta posición supervisa al equipo de Registros Médicos, administra los flujos de trabajo departamentales y colabora con equipos clínicos y administrativos para apoyar una atención médica de alta calidad y la excelencia operativa.Responsabilidades Principales (incluyen, pero no se limitan a):
Liderazgo y Gestión del Equipo
- Dirigir, capacitar y supervisar al equipo de Registros Médicos, incluyendo contratación, entrenamiento, programación de horarios, evaluación de desempeño y desarrollo profesional.
- Fomentar un ambiente de trabajo positivo, colaborativo y enfocado en el paciente.
- Realizar reuniones periódicas con el equipo para comunicar objetivos, actualizaciones y mejoras en los procesos.
- Monitorear la productividad, asistencia, puntualidad y distribución de carga laboral del personal.
- Proporcionar retroalimentación continua, coaching y oportunidades de desarrollo.
Operaciones de Registros Médicos
- Supervisar la recopilación, procesamiento, mantenimiento y almacenamiento preciso de los registros médicos de los pacientes.
- Garantizar que todos los registros se mantengan de manera organizada, confidencial, oportuna y conforme a las regulaciones aplicables.
- Gestionar solicitudes entrantes y salientes relacionadas con expedientes médicos.
- Asegurar que la información médica sea transmitida de forma segura mediante métodos electrónicos aprobados siempre que sea posible.
- Resolver discrepancias, problemas y quejas relacionadas con los registros médicos.
Cumplimiento Normativo y Control de Calidad
- Garantizar el estricto cumplimiento de las regulaciones HIPAA y las políticas de confidencialidad de la empresa.
- Mantener el cumplimiento con regulaciones federales, estatales y locales relacionadas con la gestión de información médica.
- Revisar citaciones judiciales (subpoenas) y solicitudes legales para determinar la divulgación adecuada de información.
- Realizar auditorías periódicas para asegurar la exactitud, integridad y cumplimiento de la documentación médica.
- Implementar y mantener medidas de control de calidad para promover la excelencia operativa.
Gestión de Sistemas EMR/EHR
- Supervisar la implementación, mantenimiento y optimización de los sistemas de Registros Médicos Electrónicos (EMR/EHR).
- Capacitar al personal sobre el uso adecuado de los sistemas electrónicos de salud.
- Colaborar con los departamentos de Tecnología, Operaciones y Liderazgo para resolver problemas técnicos y optimizar procesos.
- Monitorear las prácticas de documentación para garantizar la precisión y calidad de los registros.
Reportes y Mejora Continua
- Preparar y presentar reportes semanales y mensuales sobre productividad y desempeño del departamento.
- Analizar tendencias operativas e identificar oportunidades de mejora.
- Liderar iniciativas para aumentar la eficiencia, precisión y calidad del servicio.
- Apoyar proyectos e iniciativas organizacionales orientadas al crecimiento y la mejora continua.
Atención al Paciente y Soporte a Proveedores
- Asistir a pacientes, proveedores médicos, compañías de seguros y otras instituciones de salud con consultas relacionadas con registros médicos.
- Garantizar respuestas oportunas a llamadas telefónicas, correos electrónicos, faxes y mensajes a través del sistema EMR.
- Promover altos estándares de servicio al cliente y comunicación profesional.
Requisitos y Calificaciones:
- Título asociado o licenciatura en Gestión de Información de Salud, Administración de Servicios de Salud, Administración de Empresas o campo relacionado (preferido).
- Mínimo de 3 años de experiencia en registros médicos, gestión de información de salud o administración de servicios médicos.
- Mínimo de 1 a 2 años de experiencia supervisando personal o liderando equipos (preferido).
- Conocimiento sólido de HIPAA, gestión de registros médicos y regulaciones de cumplimiento en el sector salud.
- Experiencia trabajando con sistemas EMR/EHR.
- Excelentes habilidades organizativas, analíticas y de resolución de problemas.
- Habilidades efectivas de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de Microsoft Office y plataformas tecnológicas relacionadas con la salud.
- Bilingüe (inglés/español) preferido.
Competencias Clave:
- Liderazgo y Desarrollo de Equipos
- Gestión de Información Médica
- Cumplimiento Normativo y HIPAA
- Auditoría y Control de Calidad
- Mejora Continua de Procesos
- Excelencia en Servicio al Cliente
- Atención al Detalle
- Comunicación y Colaboración
- Organización y Gestión del Tiempo
- Resolución de Problemas y Toma de Decisiones
Ambiente de Trabajo y Requisitos Físicos:
- Posición presencial a tiempo completo.
- Entorno profesional de oficina médica.
- Capacidad para manejar múltiples prioridades en un ambiente dinámico.
- Capacidad para mantener estricta confidencialidad de la información de los pacientes.
- Disponibilidad para viajar ocasionalmente entre centros de la organización, según sea necesario.
Esta posición requiere una verificación de antecedentes AHCA Nivel 2. Obtenga más información aquí: https://info.flclearinghouse.com
Job Type: Full-time
Experience:
- Supervisor: 1 year (Required)
- Medical Records: 3 years (Required)
Work Location: In person
