Top 3 Executive assistant to ceo Jobs in San Juan Pr

Executive Administrative Assistant
Teselta —San Juan, PR
- Full-time
- Ability to walk for extended periods
- Organizational skills
- Communication skills
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Executive Administrative Assistant
Grupo VRDG —Guaynabo, PR
- Weekends as needed
- Hybrid work
- Background check
- Spanish
- English
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20h

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ADMINISTRATIVE ASSISTANT
First Health Care of Puerto Rico —Guaynabo Municipio, PR
Vacation and sick license, among others. Two or more years of experience is preferable in the health field. This role requires a high level of confidentiality,…
Executive Administrative Assistant
Teselta —San Juan, PR
Welcome guests and customers, both in person and on the telephone, and answer inquiries. Executive Communications: All emails, phone calls, and messages,…
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Executive Assistant
Hill & Smith, Inc. —Columbus, OH
Coordinate and book travel arrangements for executives and new hires (flights, hotels, rental cars, itineraries). 401(k) with company match.
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Executive Assistant (Bookkeeping & Payroll)
YSA TRANSPORT LLC —Powell, OH
Keep driver and contractor files current, including licenses, medical cards, and insurance. Process weekly payroll and contractor payments.
$60,000 - $75,000 a year
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2d

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Executive Administrative Assistant

Teselta -
San Juan, PR

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Job Details

Full-time

Qualifications

Organizational skills
Communication skills
Time management

Full Job Description

Requirements

Bachelor’s degree in administration or related field.
5 years’ experience in Administrative Assistant roles at executive level.
Excellent written and verbal communication skills.
Strong time management and organizational abilities.
Proficiency with office productivity tools and a willingness to learn new software and systems.
Flexible, adaptable team player with a commitment to confidentiality.
Experience in budget and expense management.

Experience in developing internal processes and filing systems.

Logical thinker, attention to detail, and good analytical and problem-solving skills.

Able to coordinate and establish priorities.

Strong organizational skills with ability to multi-task.

Proficient in computer software such as: Word, Excel, Power point

Fully Bilingual.

Key Responsibilities:

Support for CEO:

Provide professional and personal scheduling for the CEO, managing agendas, emails, phone calls, and client interactions.

Coordinate complex scheduling and information flow for senior executives.

Manage travel logistics for senior executives, including transportation, accommodations, and meals.

Confidential Matters:

Proper management of sensitive information related to the CEO and the organization.

Executive Communications: All emails, phone calls, and messages, whether personal or professional, should be treated with confidentiality. You may be privy to discussions and correspondence that contain sensitive information.

Handle documents, reports, and memos that are of a confidential nature is a regular part of this role. It is essential to maintain their security and prevent unauthorized access.

Accurate recording of meeting minutes is crucial. The information discussed during meetings, whether strategic or personal, should be treated with the utmost discretion and never disclosed without proper authorization.

Entrusted with CEO personal matters, such as managing their personal schedule, correspondence, and confidential family or health-related information. These matters must remain private and protected.

Filing and recording of Corporate records, personal files, and other documents should be handled with care and kept secure.

Discretion and confidentiality with access to information that is not meant for public knowledge.

Build and maintain trust with the CEO and the executive team is critical. Maintain discretion, reliability, and the ability to safeguard personal and confidential information.

Administrative Support:

Assist CEO and C Level executives in daily administrative tasks, including calendar management, meeting coordination, and correspondence handling.

Arrange travel itineraries and accommodations for executives, ensuring seamless logistics.

Prepare and distribute meeting materials, agendas, and presentations.

Record accurate meeting minutes, documenting discussions, and decisions.

Assist in document preparation, editing, and report creation.

Manage executive's appointment schedule, plan meetings, and attend to travel arrangements.

Welcome guests and customers, both in person and on the telephone, and answer inquiries.

Maintain confidentiality and protect operations.

Complete projects by assigning work with clerical staff and ensuring results are delivered.

Secure information through database backups.

Maintain office supplies inventory and equipment.

Stay updated through education and professional development.

Provide office support, including typing, dictation, spreadsheet creation, and maintenance of filing systems.

Organize team communications and plan internal and off-site events.

Communication and Coordination:

Manage and prioritize incoming communications, redirecting as necessary.

Liaise with internal and external stakeholders, facilitating effective collaboration.

Act as a liaison between executives and various stakeholders, handling inquiries and resolving issues professionally.

Special Projects:

Coordinate and oversee special projects, including data research and report preparation.

Organize and maintain files and records to ensure accessibility and accuracy.

Additional Functions:

§ To Fulfill duties and responsibilities of the position as stipulated in the Job Description. Conform with all the Company’s People Department Policies.

§ Observe the safety and hygiene measures established by the Company.

§ Not engaging in improper, disorderly, criminal, or immoral behavior that may reasonably affect the best interests of the Company.

§ Comply with the orders and instructions of your direct supervisor.

§ Do not compete with the activity and business of the Company.

Working Conditions/ Physical Requirements

While performing the duties of this job, the employee is regularly required to talk and hear.

The employee frequently is required to stand; walk; use hands to finger, handle or feel; and reach with hands and arms.

The employee is occasionally required to sit; climb or balance; and stoop, kneel, crouch or crawl.

The employee must frequently lift and/or move up to 10 pounds.

Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, color vision, peripheral vision, depth perception and ability to adjust focus.

Note: This Job Description details the general position requirements and responsibilities. However, it should not be stipulated that they should be considered as absolute. The company may require the employee to perform other related duties which are not detailed in this Job Description in order to meet the objectives of the position in relation to the requirements of the company. Should you have any questions regarding your roles and responsibilities, please contact your immediate supervisor or People Department Representative.

Bachillerato en Administración o campo relacionado.

5 años de experiencia en funciones de Asistente Administrativo a nivel ejecutivo.

Excelentes destrezas de comunicación escrita y verbal.

Fuertes habilidades de manejo del tiempo y organización.

Dominio de herramientas de productividad de oficina y disposición para aprender nuevos programas y sistemas.

Persona flexible, adaptable, con capacidad para trabajar en equipo y con alto compromiso con la confidencialidad.

Experiencia en manejo de presupuestos y gastos.

Experiencia en el desarrollo de procesos internos y sistemas de archivo.

Pensamiento lógico, atención al detalle y buenas destrezas analíticas y de resolución de problemas.

Capacidad para coordinar y establecer prioridades.

Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente.

Dominio de programas de computadora tales como: Word, Excel y PowerPoint.

Completamente bilingüe.

Función Principal de Puesto:

Proveer apoyo administrativo al CEO y a los ejecutivos de nivel C.

Funciones esenciales del puesto:

Apoyo al CEO:

Proveer manejo profesional y personal de la agenda del CEO, incluyendo la administración de agendas, correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones con clientes.

Coordinar agendas complejas y el flujo de información para ejecutivos senior.

Gestionar la logística de viajes de ejecutivos senior, incluyendo transportación, alojamiento y comidas.

Manejo de Asuntos Confidenciales

Manejo adecuado de información sensitiva relacionada con el CEO y la organización.

Comunicaciones Ejecutivas

Todos los correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes, ya sean personales o profesionales, deben manejarse con estricta confidencialidad. Puede tener acceso a conversaciones y correspondencia que contengan información sensitiva.

Manejar documentos, informes y memorandos de naturaleza confidencial es parte regular de este rol. Es esencial mantener su seguridad y prevenir accesos no autorizados.

El registro preciso de minutas de reuniones es crucial. La información discutida durante reuniones, ya sea estratégica o personal, debe manejarse con la mayor discreción y nunca divulgarse sin la debida autorización.

Se le confiarán asuntos personales del CEO, tales como el manejo de su agenda personal, correspondencia e información confidencial relacionada con su familia o salud. Estos asuntos deben permanecer privados y protegidos.

El archivo y registro de documentos corporativos, archivos personales y otros documentos deben manejarse con cuidado y mantenerse seguros.

Mantener discreción y confidencialidad al tener acceso a información que no está destinada al conocimiento público.

Construir y mantener la confianza con el CEO y el equipo ejecutivo es fundamental. Mantener discreción, confiabilidad y la capacidad de proteger información personal y confidencial.

Apoyo Administrativo

Asistir al CEO y a ejecutivos de nivel C en tareas administrativas diarias, incluyendo manejo de calendarios, coordinación de reuniones y manejo de correspondencia.

Organizar itinerarios de viaje y alojamientos para ejecutivos, asegurando una logística eficiente.

Preparar y distribuir materiales de reuniones, agendas y presentaciones.
Registrar minutas de reuniones de manera precisa, documentando discusiones y decisiones.
Asistir en la preparación, edición de documentos y elaboración de informes.
Manejar la agenda de citas de los ejecutivos, planificar reuniones y atender arreglos de viaje.
Recibir visitantes y clientes, tanto en persona como por teléfono, y atender consultas.
Mantener la confidencialidad y proteger las operaciones de la empresa.
Completar proyectos asignando trabajo al personal clerical y asegurando la entrega de resultados.
Proteger la información mediante respaldos de bases de datos.
Mantener el inventario de suministros de oficina y equipos.
Mantenerse actualizado mediante educación y desarrollo profesional.
Proveer apoyo de oficina, incluyendo mecanografía, dictado, creación de hojas de cálculo y mantenimiento de sistemas de archivo.
Organizar comunicaciones del equipo y planificar eventos internos y fuera de la oficina.

Comunicación y Coordinación

Administrar y priorizar comunicaciones entrantes, redirigiéndolas según sea necesario.

Servir de enlace con partes interesadas internas y externas, facilitando una colaboración efectiva.

Actuar como enlace entre los ejecutivos y diversos grupos de interés, atendiendo consultas y resolviendo asuntos de manera profesional.

Proyectos Especiales

Coordinar y supervisar proyectos especiales, incluyendo investigación de datos y preparación de informes.

Organizar y mantener archivos y registros para asegurar su accesibilidad y exactitud.

Funciones Adicionales:

Cumplir con los deberes y responsabilidades del puesto según se estipula en la Descripción de Puesto.

Cumplir con todas las políticas del Departamento de Recursos Humanos de la Compañía.

Observar las medidas de seguridad e higiene establecidas por la empresa.

No incurrir en conducta indebida, desordenada, criminal o inmoral que pueda afectar razonablemente los mejores intereses de la empresa.

Cumplir con las órdenes e instrucciones de su supervisor directo.

No competir con las actividades o negocios de la empresa.

Cualquier otra tarea que su supervisor le requiera.

Condiciones de Trabajo / Actividad Física:

Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado regularmente deberá hablar y escuchar.

Con frecuencia se requiere que el empleado esté de pie, camine, utilice las manos para manipular objetos o alcanzar con las manos y brazos.

Ocasionalmente se requerirá sentarse, subir o mantener el equilibrio, así como agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas o gatear.

El empleado deberá levantar y/o mover con frecuencia objetos de hasta 10 libras.

Las habilidades visuales requeridas incluyen visión cercana, visión a distancia, visión de colores, visión periférica, percepción de profundidad y capacidad de ajustar el enfoque.

Nota Aclaratoria: Esta descripción de puesto provee los deberes y requisitos generales del puesto. La misma no debe entenderse como una lista de tareas absoluta. La Compañía puede requerirle al incumbente del puesto que realice funciones relacionadas que no están expresamente detalladas en este documento para satisfacer los objetivos del puesto con relación a las necesidades operacionales de la Compañía. De tener alguna pregunta sobre sus funciones, debe dirigirla inmediatamente a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos.

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