Spectrum ABA Services PR LLC está buscando un(a) Asistente Administrativo(a) organizado(a), proactivo(a) y orientado(a) al servicio para unirse a nuestro equipo. Esta posición desempeña un papel fundamental en la operación diaria del centro, siendo el primer punto de contacto para nuestras familias y brindando apoyo administrativo a los distintos departamentos de la organización.
Sobre Nosotros:
En Spectrum ABA Services PR LLC creemos en la eficacia de un cuidado individualizado, centrado en el niño y su familia. Nos especializamos en ofrecer servicios de Análisis Conductual Aplicado (ABA), una metodología basada en evidencia científica que promueve el desarrollo de habilidades de comunicación, sociales, académicas y de independencia en niños con diversidad funcional.
Nuestro compromiso es brindar servicios de la más alta calidad mediante un equipo altamente capacitado, una cultura de colaboración y un ambiente de trabajo donde el crecimiento profesional y el apoyo continuo son una prioridad. Valoramos a cada miembro de nuestro equipo y fomentamos un ambiente de respeto, responsabilidad y excelencia.
Responsabilidades Principales:
- Servir como primer punto de contacto de la organización, recibiendo y orientando cordialmente a clientes, familias y visitantes que ingresan a las instalaciones.
- Administrar el área de recepción (Front Desk), controlando el flujo de entrada y salida de personas y garantizando una experiencia profesional, organizada y acogedora.
- Recopilar, verificar y organizar diariamente las firmas requeridas para documentar los servicios provistos, asegurando que la documentación esté completa, precisa y disponible para los procesos administrativos y de facturación.
- Manejar calendarios, coordinar citas y organizar los procesos de admisión para garantizar un flujo de trabajo eficiente.
- Gestionar llamadas telefónicas, mensajes, correos electrónicos y consultas de clientes, empleados y proveedores.
- Responder comunicaciones cuando sea necesario fuera del horario regular de trabajo, incluyendo temprano en la mañana, durante emergencias o, en ocasiones, los fines de semana, para apoyar la continuidad operacional.
- Facilitar la comunicación interna y externa mediante el seguimiento de correos electrónicos, consultas y tareas administrativas.
- Redactar cartas, informes y otras comunicaciones oficiales.
- Realizar depósitos bancarios y emitir cheques con la debida autorización.
- Administrar el inventario y coordinar la compra de suministros de oficina.
- Asistir en la planificación y ejecución de reuniones, adiestramientos y eventos institucionales, incluyendo actividades para empleados y celebraciones corporativas.
- Operar el generador eléctrico durante interrupciones del servicio para garantizar la continuidad de las operaciones.
- Administrar la reserva de agua durante interrupciones del servicio para mantener la funcionalidad y los estándares de higiene de las instalaciones.
- Recibir, transportar, organizar y almacenar adecuadamente materiales de oficina, limpieza y materiales terapéuticos o creativos que lleguen a las instalaciones.
- Mantener la recepción, las áreas comunes y los espacios administrativos organizados, limpios y presentables durante la jornada laboral.
- Apoyar el cumplimiento regulatorio mediante la organización y mantenimiento de expedientes, documentación y registros requeridos, así como colaborando durante auditorías e inspecciones.
- Mantener la confidencialidad de la información de clientes, familias y empleados, cumpliendo con las políticas internas y la normativa aplicable.
- Ejercer cualquier otra función administrativa u operacional razonablemente relacionada con el puesto y asignada por la gerencia para apoyar el funcionamiento continuo y efectivo de Spectrum ABA Services PR LLC.
Competencias:
- Excelente servicio al cliente y habilidades interpersonales.
- Organización y manejo efectivo del tiempo.
- Capacidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
- Atención al detalle y alto nivel de precisión.
- Iniciativa y capacidad para resolver problemas de manera proactiva.
- Alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y profesionalismo.
- Adaptabilidad y flexibilidad para responder a las necesidades operacionales de la organización.
- Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
- Dominio de herramientas tecnológicas y disposición para aprender nuevos sistemas.
- Actitud positiva, disposición para colaborar y compromiso con la misión de brindar un servicio de excelencia a los niños y sus familias.
Requisitos:
- Grado Asociado o Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia de Oficina, Contabilidad, Recursos Humanos o un campo relacionado.
- Se considerará experiencia equivalente en funciones administrativas.
- Mínimo de un (1) año de experiencia en funciones administrativas o de oficina.
- Dominio del español e inglés (oral y escrito).
- Excelentes destrezas de comunicación y servicio al cliente.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Canva y/o Google Workspace.
- Capacidad para trabajar en un ambiente dinámico y manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Alto nivel de organización, responsabilidad, confidencialidad y atención al detalle.
- Disponibilidad para responder situaciones operacionales urgentes cuando sea necesario.
- Capacidad para levantar y mover materiales de hasta 40 libras ocasionalmente.
Beneficios:
- Salario competitivo.
- Vacaciones y licencia por enfermedad.
- Días feriados remunerados.
- Aportación al plan médico.
- Capacitación continua.
- Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
- Ambiente de trabajo profesional, colaborativo y orientado al bienestar de nuestros empleados.
Esta posición requiere una persona flexible, con disposición para apoyar distintas áreas administrativas y operacionales según las necesidades del centro, manteniendo siempre una actitud positiva y orientada a soluciones.
Si deseas formar parte de un equipo comprometido con la excelencia, el servicio y el bienestar de los niños y sus familias, ¡queremos conocerte!
Conoce más sobre nosotros en Spectrum ABA Services PR y visita nuestra página web: https://spectrumabapr.com/en/
¡Esperamos recibir tu solicitud y darte la bienvenida a nuestro equipo!
Job Type: Full-time
Pay: $14.00 - $16.00 per hour
Benefits:
- Paid time off
- Professional development assistance
Work Location: In person
