Asistente de Oficina – Administración de Propiedades / Oficina de Arrendamiento
Ubicación: Arroyo, Puerto Rico
Propiedad: Comunidad de Vivienda Asequible / Sección 8 – 122 unidades
Tipo de compensación: Pago por hora
Sobre el puesto
El Asistente de Oficina brinda apoyo a las operaciones diarias de la oficina de administración de la propiedad y sirve como uno de los principales puntos de contacto para los residentes, solicitantes, proveedores y visitantes.
Este es un puesto práctico y multifacético que requiere una persona profesional, paciente, organizada, responsable y capaz de manejar múltiples responsabilidades simultáneamente. El puesto combina funciones administrativas, servicio al cliente, cobro de alquileres, coordinación de mantenimiento, inspecciones de la propiedad y apoyo a los procesos relacionados con vivienda Sección 8/asequible.
Responsabilidades principales
- Recibir y asistir a residentes, solicitantes, proveedores y visitantes.
- Contestar llamadas telefónicas y responder preguntas, solicitudes y preocupaciones de los residentes.
- Cobrar y procesar los pagos mensuales de alquiler y mantener registros precisos de los pagos.
- Cobrar los alquileres durante los días en que no se encontraba en Arroyo.
- Atender las preocupaciones diarias de los residentes y dar seguimiento para asegurarse de que sean atendidas adecuadamente.
- Recibir, documentar y dar seguimiento a las órdenes de trabajo de mantenimiento.
- Asistir con la creación, seguimiento y coordinación de órdenes de trabajo.
- Comunicar las solicitudes de mantenimiento al personal correspondiente y monitorear las órdenes de trabajo pendientes.
- Atender y dar seguimiento a llamadas relacionadas con órdenes de trabajo y solicitudes de mantenimiento.
- Ayudar a los residentes con preguntas relacionadas con sus cuentas, pagos, políticas de la propiedad y procedimientos de la oficina.
- Enviar comunicaciones a los residentes a través de AppFolio.
- Asistir con los requisitos administrativos de Sección 8 y vivienda asequible, incluyendo la recopilación y organización de documentación requerida de los residentes.
- Mantener archivos, registros e información de los residentes de manera precisa y organizada en el sistema de administración de propiedades.
- Asistir con avisos, correspondencia, inspecciones, citas y otras actividades relacionadas con la administración de la propiedad.
- Comunicarse con los residentes sobre recertificaciones, documentación, mantenimiento y otros asuntos relacionados con la propiedad.
- Realizar inspecciones de las unidades y de la propiedad.
- Realizar inspecciones junto con Dalizmar durante los días en que no se encontraba en Arroyo.
- Realizar inspecciones generales de la propiedad para identificar necesidades de mantenimiento, reparaciones, daños u otras situaciones que requieran atención.
- Reportar problemas serios de residentes, asuntos de seguridad, daños a la propiedad u otras situaciones que requieran atención de la gerencia.
- Coordinar la compra, recogido y entrega de materiales necesarios para trabajos de mantenimiento.
- Recoger y buscar materiales en la ferretería para apoyar las necesidades de mantenimiento de la propiedad.
- Dar seguimiento a asuntos de mantenimiento y comunicar cualquier situación relevante al personal correspondiente.
- Mantener una oficina de arrendamiento profesional, organizada y acogedora.
- Proporcionar apoyo administrativo general al Property Manager / Administrador de la Propiedad.
- Trabajar en coordinación con el equipo de mantenimiento para asegurar que las solicitudes y órdenes de trabajo sean atendidas oportunamente.
- Realizar otras tareas relacionadas con la administración y operación de la propiedad según sean asignadas.
Requisitos y habilidades
- Diploma de escuela superior o equivalente.
- Experiencia en administración de oficinas, servicio al cliente, administración de propiedades, arrendamiento o un campo relacionado.
- Experiencia con Sección 8 o vivienda asequible es un plus.
- Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente.
- Buenas habilidades de organización, seguimiento y manejo del tiempo.
- Capacidad para manejar información confidencial de los residentes.
- Conocimientos básicos de mantenimiento y coordinación de reparaciones.
- Conocimientos básicos de computadora y capacidad para aprender y utilizar programas de administración de propiedades, incluyendo AppFolio.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y establecer prioridades en un ambiente de oficina ocupado.
- Capacidad para trabajar directamente con residentes y manejar situaciones difíciles de manera profesional y paciente.
- Actitud profesional, responsable, confiable y positiva.
- Bilingüe en inglés y español preferido.
Perfil del candidato ideal
La persona ideal para este puesto es responsable, confiable, paciente, organizada y capaz de trabajar directamente con residentes, proveedores, personal de mantenimiento y la gerencia.
Debe poder manejar preguntas y preocupaciones cotidianas de manera profesional, mantener registros precisos, dar seguimiento a solicitudes, coordinar asuntos de mantenimiento y contribuir al buen funcionamiento de la propiedad.
Debido a la naturaleza del puesto, se requiere flexibilidad y capacidad para desempeñar funciones administrativas y operacionales según las necesidades de la propiedad.
Resumen de las funciones
Este puesto incluye responsabilidades en las siguientes áreas:
Administración de oficina:
Manejo de documentos, archivos, comunicaciones, llamadas, citas y apoyo al Property Manager.
Servicio al residente:
Atención de residentes, seguimiento de solicitudes, manejo de preguntas y comunicación de información relacionada con la propiedad.
Cobro y cuentas:
Cobro de alquileres, procesamiento de pagos y mantenimiento de registros relacionados con las cuentas de los residentes.
Mantenimiento:
Recepción y seguimiento de órdenes de trabajo, coordinación con mantenimiento, llamadas relacionadas con reparaciones y adquisición de materiales.
Inspecciones:
Inspecciones de unidades y áreas de la propiedad, identificación de necesidades de mantenimiento y seguimiento de situaciones que requieran atención.
Sección 8 / Vivienda Asequible:
Apoyo en la recopilación y organización de documentos, recertificaciones y otros requisitos administrativos relacionados con los residentes.
Tecnología:
Uso de AppFolio para comunicaciones y apoyo en la administración de información de residentes y de la propiedad.
Conclusión
Por la variedad de responsabilidades, este puesto va más allá de las funciones tradicionales de un asistente de oficina. Incluye funciones de administración de propiedades, servicio al cliente, cobro de alquileres, coordinación de mantenimiento, inspecciones, manejo de sistemas de administración de propiedades y apoyo a los requisitos de Sección 8/vivienda asequible.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $14.00 - $16.00 la hora
Lugar de trabajo: Empleo presencial
