IKUNAN está buscando una Asistente Administrativa y Coordinadora de Proyectos organizada, proactiva y con capacidad de liderazgo para integrarse a nuestro equipo.
Buscamos una persona que pueda asumir responsabilidades administrativas y operativas, mantener una comunicación profesional con clientes y proveedores, coordinar diferentes etapas de nuestros proyectos y ayudar a garantizar que los procesos internos de la compañía se cumplan correctamente.
Esta posición requiere una persona con excelente capacidad de organización, seguimiento, comunicación y resolución de problemas.
Requisitos
Experiencia o conocimientos sólidos en administración.
Inglés indispensable, hablado y escrito.
Experiencia utilizando QuickBooks.
Experiencia en facturación, estimados y seguimiento de pagos.
Conocimiento o experiencia en compra y coordinación de materiales.
Capacidad para organizar y dar seguimiento a múltiples proyectos simultáneamente.
Excelente manejo de correo electrónico y comunicación profesional con clientes y proveedores.
Persona altamente organizada y responsable.
Capacidad para trabajar con fechas límite y prioridades.
Proactividad y capacidad para identificar problemas antes de que afecten un proyecto.
Capacidad para aportar ideas y ayudar a mejorar los procesos internos de la empresa.
Capacidad para coordinar y dar seguimiento al personal.
Buen manejo de herramientas digitales, calendarios, hojas de cálculo y sistemas administrativos.
Experiencia en cabinetry, millwork, construcción, remodelación o diseño de interiores es valorada, pero no indispensable.
Responsabilidades principales
La persona seleccionada será responsable de apoyar y coordinar diferentes áreas administrativas y operativas de IKUNAN, incluyendo:
Preparación y seguimiento de facturas y estimados.
Manejo de QuickBooks.
Compra y coordinación de materiales necesarios para cada proyecto.
Solicitud de precios, órdenes y seguimiento de entregas con proveedores.
Comunicación por email y teléfono con proveedores y clientes.
Organización y seguimiento de proyectos desde su aprobación hasta su finalización.
Coordinación entre administración, ventas, diseño, producción e instalación.
Programación y coordinación de reuniones con clientes.
Seguimiento de estimados enviados a clientes potenciales.
Manejo y seguimiento de leads generados por campañas publicitarias.
Organización de calendarios, citas y compromisos.
Control y seguimiento de pagos a proveedores.
Apoyo en la organización y procesamiento de pagos y salarios del equipo.
Seguimiento del sistema interno de IKUNAN para garantizar que cada etapa de los proyectos se complete correctamente.
Control de fechas, tiempos de producción y fechas estimadas de entrega.
Seguimiento de tareas pendientes y responsables de cada proyecto.
Identificación de retrasos o problemas y comunicación inmediata con las personas correspondientes.
Organización de documentación, órdenes de compra, facturas, información de clientes y proveedores.
Apoyo en la creación y mejora de procedimientos administrativos y operativos.
Perfil que buscamos
Buscamos más que una persona que simplemente complete tareas administrativas.
Queremos incorporar a alguien que tenga sentido de responsabilidad y ownership, que pueda organizar su trabajo de manera independiente, establecer prioridades, hacer seguimiento constante y asegurarse de que las tareas se completen.
Debe ser una persona capaz de trabajar en un ambiente dinámico, donde varios proyectos pueden estar desarrollándose al mismo tiempo.
Valoramos especialmente a candidatos que:
Sean proactivos.
Tengan iniciativa.
Sean extremadamente organizados.
Tengan capacidad de liderazgo.
Sepan trabajar bajo presión.
Tengan buena comunicación.
Puedan manejar múltiples prioridades.
Sean capaces de proponer soluciones y mejoras.
Tengan mentalidad de crecimiento y quieran desarrollarse profesionalmente dentro de la compañía.
Compensación y crecimiento
Primeros 2 meses: $19.00/hora.
Después del período inicial, la posición aumentará a $22.00/hora, sujeto a desempeño satisfactorio.
IKUNAN ofrece oportunidades de crecimiento profesional y salarial a medida que la persona asuma mayores responsabilidades y contribuya al crecimiento y organización de la compañía.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $19.00 - $22.00 la hora
Lugar de trabajo: Empleo presencial
